Jak mądrze wynająć biuro, aby nie przepłacić?

Koszty najmu powierzchni mogą się czasem wydawać jednym wielkim workiem bez dna – jest w nich wszystko: czynsz, opłaty eksploatacyjne, podatki, opłaty lokalne, re-faktury kosztów za wszystkie media, telekomunikację itp.

Including, but not limited to – czyli uważaj na swój portfel

Opłaty eksploatacyjne zawsze opisane są w umowie najmu, lecz często zawierają klauzulę „including, but not limited to”, która umożliwia wynajmującemu wrzucenie tam prawie wszystkiego. Ważne jest prawo do rewizji kosztów, które posiada każdy najemca, a jak wynika z mojego doświadczenia, rzadko z niego korzysta. Dlatego radziłbym bardzo szczegółowo i w zamkniętej liście definiować rodzaje kosztów wchodzących w opłaty eksploatacyjne.  

Czynniki składowe – czyli prawo i umowy

Czynnikami składowymi opłat eksploatacyjnych są tzw. koszty stałe – przewidywalne (ubezpieczenia, podatki, opłaty lokalne, podatki od nieruchomości, opłaty za użytkowanie wieczyste), stałe umowy serwisowe, oraz koszty zmienne, wynikające głównie ze zużycia mediów i materiałów eksploatacyjnych. Do kosztów związanych z obsługą nieruchomości należą koszty za sprzątanie (ogólne, ale także mycie fasady, konserwacja okładzin kamiennych), za ochronę budynku, administrację (recepcja, prowadzenie księgi gości), utrzymanie terenów zielonych, opłata za zarządzanie, a także opłaty za naprawy, utrzymanie i materiały eksploatacyjne (kontrakt z firmą techniczna, nadzór pożarowy, obsługa systemów pożarowych, audytor ds. pożarowych, który weryfikuje protokoły dotyczące bezpieczeństwa przeciwpożarowego). Koszty te obejmują także utrzymanie zieleni w budynku i na zewnątrz, a także wystrój recepcji (kwiaty, rośliny doniczkowe). Do kosztów zmiennych należy także zaliczyć wszystkie opłaty za media (elektryczność, ogrzewanie, woda, gaz) oraz segregację i wywóz śmieci. Przy kosztach związanych z segregacją odpadów należy wspomnieć, że dla budynków ekologicznych dobrą praktyką jest zaangażowanie specjalnego konsultanta, który nadzoruje segregację (zwykle z ramienia firmy sprzątającej lub odbierającej odpady). Niewielu najemców wie, że ponoszą także koszty za szkolenie BHP pracowników ochrony i administracji budynku – część budynków ma wyszkoloną załogę nie tylko w uwalnianiu ludzi z wind, ale także z pierwszej pomocy. Bardzo istotnym elementem kosztów utrzymania powierzchni wspólnych są wydatki związane z dostarczeniem energii elektrycznej, ciepła, wody. W szczególności zła gospodarka energią elektryczną może powodować nadzwyczajne wydatki w postaci kar za przekroczenie mocy umownych, czy kompensację energii biernej.

Czytaj również: Biuro to nie tylko biurko. Czyli jak drobiazgi w aranżacji przestrzeni mogą podwyższyć efektywność zespołu?

Weryfikacja – czyli jak to jest naliczone

Opłaty naliczane są w postaci zaliczek za metr kwadratowy zajmowanej powierzchni (np. 16 zł za metr kwadratowy miesięcznie), ale może się okazać, że najemca płaci za dużo, bo nieprecyzyjnie skalkulowano powierzchnię jaką zajmuje. Zawsze należy sprawdzać od jakiej wielkości powierzchni naliczane są opłaty.

Radziłbym także, aby najemca przygotowując swój budżet związany z zajmowaną powierzchnią uwzględnił koszty drobnych napraw i instalacji na jego powierzchni – często spotykam się z sytuacjami, kiedy najemca zapomina się o kosztach drobnych napraw i konserwacji np. źródeł światła (wymiana żarówek) czy konserwacji dodatkowego klimatyzatora w serwerowni, które umowa najmu zwykle ceduje na niego. Najemca płaci za naprawę rzeczy stanowiących jego własność, w tym: biurka, lampy, drzwi, zamki, ale też innych przekazanych w ramach prac aranżacyjnych elementów, które przechodzą czasem na jego własność (dodatkowe klimatyzatory itp.).

Media – lepiej osobno, niż razem

Najemca powinien sprawdzić zamontowane na jego powierzchni podliczniki, a także weryfikować rozliczenia 1:1. W zielonych budynkach powinno być opomiarowane zużycie wody, ciepła i chłodu. Wszystko co jest opomiarowane właściciel lub zarządca może rozliczać oddzielnie. Od dnia przekazania powierzchni najemca powinien płacić za energię elektryczną i ewentualnie pozostałe media dostarczane do jego lokalu na podstawie liczników. Jeżeli chodzi o opłaty telekomunikacyjne, zazwyczaj każda firma posiada osobną umowę i jest rozliczana na podstawie szczegółowych wykazów rozmów lub zamówionych usług.

Nie trać energii

Drugim największym kosztem, po opłatach czynszowych, a będącym składnikiem opłaty eksploatacyjnej, są koszty energii elektrycznej (ok. 15-20% wszystkich kosztów). Koszty energii rozlicza się według wielkości zużycia i ceny za kilowatogodzinę. Na tak duże koszty ‘pracują’ m.in. centrale wentylacyjne, agregaty ziębnicze plus belki chłodzące, fan-coile, a także oświetlenie, komputery, telewizory, gniazdka. Dużym odbiorcą energii elektrycznej są również wszelakiego rodzaju pompy, zarówno obiegowe, jak i instalacji tryskaczowych i hydrantowych (załączane podczas prób wydajności).

Zarządca maklerem

Od czasu zmiany przepisów w 2008 roku i uwolnienia cen energii, każdy zarządca może negocjować stawkę za energię elektryczną, wybierać sprzedawców innych niż lokalny zakład energetyczny. Zarządca, sam lub przy pomocy profesjonalnych maklerów, może kupować energię na Towarowej Giełdzie Energii. Portfelowe zakupy dla dużego portfela nieruchomości lub nawet kilku budynków stają się coraz bardziej opłacalne. Najemca ma prawo i wręcz powinien zapytać się zarządcy, ile płaci za megawatogodzinę – czy jest to 220 zł czy może 320 zł? Doświadczeni zarządcy obserwują trendy związane ze zmianą cen energii i znają najlepsze terminy na dokonanie zakupów, za stawki wynoszące czasem 50-80 milionów PLN. Umiejętności te są konieczne również do poprawnego zabudżetowania kosztów na rok następny.

Kompetentny zarządca będzie zawsze blisko współpracował z najemcami, informując ich o wszystkich kosztach, a często pomagając w tworzeniu budżetów. Moja podstawowa rada dla najemców brzmi tak jak tytuł tego artykułu: patrz za co płacisz.

^{Autor: Łukasz Mazurczak, Dyrektor w Dziale Zarządzania Nieruchomościami Biurowymi w Polsce, JLL}

Czytaj również: Jak znaleźć biuro idealne?