Rozporządzenie z dnia 29 marca 2001 roku - w sprawie ewidencji gruntów i budynków

 

 

Rozdział 3

 

Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków oraz szczegółowe zasady wymiany danych ewidencyjnych

 

 

 

 

 

§ 44. 

Do zadań starosty związanych z prowadzeniem ewidencji należy:

 

1)   utrzymywanie systemu informatycznego obsługującego bazy danych ewidencyjnych w ciągłej gotowości operacyjnej,

 

2)   utrzymanie operatu ewidencyjnego w stanie aktualności, tj. zgodności z dostępnymi dla organu dokumentami i materiałami źródłowymi,

 

3)   archiwizacja wycofanych danych ewidencyjnych,

 

4)   udostępnianie danych ewidencyjnych,

 

5)   ochrona danych ewidencyjnych przed ich utratą, zniszczeniem, niepożądaną modyfikacją, nieuprawnionym do nich dostępem i ujawnieniem,

 

6)   okresowa weryfikacja danych ewidencyjnych,

 

7)   sporządzanie powiatowych zestawień zbiorczych danych objętych ewidencją,

 

8)   modernizacja ewidencji.

 

 

 

§ 45. 

1. Aktualizacja operatu ewidencyjnego następuje poprzez wprowadzanie udokumentowanych zmian do bazy danych ewidencyjnych.

 

2. Do aktualizacji operatu ewidencyjnego przepisy § 35 stosuje się odpowiednio.

 

§ 46.

1. Dane zawarte w ewidencji podlegają aktualizacji z urzędu lub na wniosek osób, organów i jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 10 i 11.

 

2. Z urzędu wprowadza się zmiany wynikające z:

 

1)   prawomocnych orzeczeń sądowych, aktów notarialnych, ostatecznych decyzji administracyjnych, aktów normatywnych,

 

2)   opracowań geodezyjnych i kartograficznych, przyjętych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, zawierających wykazy zmian danych ewidencyjnych,

 

3)   dokumentacji architektoniczno-budowlanej gromadzonej i przechowywanej przez organy administracji publicznej,

 

4)   ewidencji publicznych prowadzonych na podstawie innych przepisów.

 

3. Wykaz zmian danych ewidencyjnych, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, powinien określać:

 

1)   identyfikatory jednostki ewidencyjnej i obrębu,

 

2)   numer odpowiedniej jednostki rejestrowej gruntów, budynków lub lokali,

 

3)   numer odpowiedniej pozycji kartoteki budynków lub lokali,

 

4)   numer księgi wieczystej,

 

5)   oznaczenie obiektu bazy danych ewidencyjnych, którego dane ewidencyjne uległy zmianie,

 

6)   dane ewidencyjne, które uległy zmianie, z wyszczególnieniem danych dotychczasowych oraz danych aktualnych,

 

7)   datę sporządzenia wykazu,

 

8)   nazwisko, imię oraz podpis osoby, która sporządziła wykaz.

 

 

 

§ 47. 

1. Aktualizacji operatu ewidencyjnego dokonuje się niezwłocznie po uzyskaniu przez starostę odpowiednich dokumentów określających zmiany danych ewidencyjnych.

 

2. W celu zapewnienia wewnętrznej spójności operatu ewidencyjnego jednocześnie dokonuje się aktualizacji rzeczowych praw związanych, a w szczególności:

 

1)   prawa użytkowania wieczystego gruntu oraz własności wzniesionych na tym gruncie budynków,

 

2)   własności lokalu oraz udziału we współwłasności gruntu,

 

3)   własności lokalu oraz udziału w użytkowaniu wieczystym gruntu,

 

4)   własności lokalu oraz udziału we współwłasności budynku.

 

3. W przypadku gdy aktualizacja operatu ewidencyjnego wymaga wyjaśnień zainteresowanych lub uzyskania dodatkowych dowodów, starosta przeprowadza w sprawie tej aktualizacji postępowanie administracyjne lub stosuje art. 22 ust. 3 ustawy.

 

 

 

§ 48. 

1. Zgłoszenia, o których mowa w art. 22 ust. 2 ustawy, oraz dokumenty wpływające do starosty, stanowiące podstawę aktualizacji operatu ewidencji, podlegają rejestracji w komputerowym rejestrze kancelaryjnym, zwanym dalej "dziennikiem zgłoszeń zmian".

 

2. Dziennik zgłoszeń zmian jest częścią składową systemu informatycznego ewidencji i zawiera następujące informacje:

 

1)   liczbę porządkową określającą kolejny wpis do dziennika zgłoszeń zmian,

 

2)   datę wpływu zgłoszenia lub dokumentu,

 

3)   nazwę dokumentu i jego sygnaturę,

 

4)   podmiot zgłaszający zmianę,

 

5)   nazwy obiektów bazy danych ewidencyjnych, których dotyczy dokument lub zgłoszenie, oraz ewidencyjne oznaczenia tych obiektów,

 

6)   datę wprowadzenia zmiany w bazie danych lub datę podjęcia decyzji o odmowie wprowadzenia zmian,

 

7)   kolejny numer zmiany w obrębie ewidencyjnym w danym roku kalendarzowym,

 

8)   dane osoby, która wprowadziła zmianę,

 

9)   dane osoby, która zatwierdziła zmianę,

 

10)  datę sporządzenia zawiadomienia o zmianach.

 

3. Zgłoszenia i dokumenty, o których mowa w ust. 1, wraz z kopiami zawiadomień o dokonanych zmianach w operacie ewidencji, przechowuje się w teczkach aktowych prowadzonych dla każdego obrębu, zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną.

 

4. Zgłoszenia, dokumenty oraz kopie zawiadomień, a także inne akta i dokumenty ewidencyjne, które utraciły przydatność użytkową, podlegają przekazaniu do archiwum zakładowego na zasadach określonych przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

 

 

 

§ 49. 

1. O dokonanych zmianach w danych ewidencyjnych starosta zawiadamia:

 

1)   organy podatkowe - w wypadku zmian danych mających znaczenie dla wymiaru podatków: od nieruchomości, rolnego i leśnego,

 

2)   wydział ksiąg wieczystych właściwego miejscowo sądu rejonowego - w wypadku zmian danych objętych działem I ksiąg wieczystych,

 

3)   właściwe miejscowo jednostki statystyki publicznej - w wypadku zmian w cechach adresowych nieruchomości oraz dopisywania i wykreślania budynków,

 

4)   osoby i jednostki organizacyjne, na których wniosek lub zgłoszenie zmiana została wprowadzona.

 

2. Zawiadomienia, o których mowa w ust. 1, zawierają w szczególności:

 

1)   oznaczenie dokumentu, który stanowił podstawę do zmiany, oraz datę wprowadzenia zmiany,

 

2)   oznaczenia odpowiednich jednostek rejestrowych gruntów, budynków i lokali oraz pozycji kartotek budynków i lokali, w których nastąpiły zmiany,

 

3)   zestawienie odpowiednich danych ewidencyjnych przed zmianą i po zmianie,

 

4)   wyszczególnienie organów i jednostek organizacyjnych, do których przekazane zostało zawiadomienie,

 

5)   podpis organu lub upoważnionej przez niego osoby.

 

 

 

§ 50. 

Dane ewidencyjne, które utraciły swoją aktualność, podlegają archiwizacji.

 

 

 

§ 51. 

1. Starosta udostępnia dane ewidencyjne w formie:

 

1)   komputerowych wydruków mapy ewidencyjnej, rejestrów, kartotek, zestawień, wykazów i skorowidzów, o których mowa w § 22-32,

 

2)   wypisów z rejestrów i kartotek,

 

3)   wyrysów z mapy ewidencyjnej,

 

4)   plików komputerowych,

 

5)   informacji przekazywanych ustnie i wizualnie.

 

2. Wymiana danych ewidencyjnych pomiędzy ewidencją a innymi ewidencjami i rejestrami publicznymi, a także udostępnianie danych ewidencyjnych w postaci plików komputerowych odbywa się według szczegółowych zasad określonych w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

 

 

 

§ 52. 

1. Starosta uwierzytelnia komputerowe wydruki, wypisy i wyrysy, o których mowa w § 51 ust. 1, przez opatrzenie ich stosowną klauzulą.

 

2. Treść i formę wypisów oraz wyrysów, a także treść zamieszczanych na nich klauzul określa załącznik nr 5 do rozporządzenia.

 

 

 

§ 53. 

1. Przy wykonywaniu zadań, o których mowa w § 44 pkt 5, stosuje się odpowiednio przepisy o ochronie danych osobowych.

 

2. Starosta oprócz wykonania czynności wynikających z przepisów wymienionych w ust. 1 przekazuje systematycznie właściwemu wojewódzkiemu inspektorowi nadzoru geodezyjnego i kartograficznego, nie rzadziej niż raz na pół roku, kopie baz danych ewidencyjnych przetworzonych do formatu określonego w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

 

3. Wojewódzki inspektor nadzoru geodezyjnego i kartograficznego przechowuje kopie, o których mowa w ust. 2, i przetwarza zawarte w nich dane na zasadach określonych w przepisach wymienionych w ust. 1.

 

 

 

§ 54. 

1. Starosta zapewnia przeprowadzenie okresowych weryfikacji danych ewidencyjnych w zakresie:

 

1)   zgodności tych danych z treścią dokumentów źródłowych stanowiących podstawę wpisu do ewidencji,

 

2)   zgodności treści mapy ewidencyjnej ze stanem faktycznym w terenie.

 

2. Weryfikację, o której mowa w ust. 1 pkt 1, przeprowadza się w każdym obrębie co najmniej raz na 10 lat, obejmując nią co najmniej 10% dokumentów źródłowych, które stanowiły podstawę dokonanych zmian w operacie ewidencyjnym.

 

3. Starosta zarządza sprawdzenie wszystkich danych ewidencyjnych obrębu, jeżeli w wyniku weryfikacji, o której mowa w ust. 2, wyjdą na jaw istotne nieprawidłowości w prowadzeniu ewidencji.

 

4. Weryfikację, o której mowa w ust. 1 pkt 2, przeprowadza się w każdym obrębie co najmniej raz na 15 lat, obejmując nią cały obszar obrębu.

 

5. Właściwy miejscowo wojewódzki inspektor nadzoru geodezyjnego i kartograficznego w razie stwierdzenia nieodpowiedniego stanu operatu ewidencyjnego może zarządzić przeprowadzenie okresowych weryfikacji w krótszych odstępach czasowych.

 

6. Niezgodności stwierdzone w wyniku weryfikacji, o której mowa w ust. 1, podlegają usunięciu w trybie przewidzianym dla aktualizacji operatu ewidencyjnego.

 

 

 

§ 55. Modernizacja ewidencji to zespół działań technicznych, organizacyjnych i administracyjnych podejmowanych przez starostę w celu:

 

1)   uzupełnienia bazy danych ewidencyjnych i utworzenia pełnego zakresu zbiorów danych ewidencyjnych zgodnie z wymogami rozporządzenia,

 

2)   modyfikacji istniejących danych ewidencyjnych do wymagań określonych w rozporządzeniu,

 

3)   poprawy funkcjonowania informatycznego systemu obsługującego bazę danych ewidencyjnych.

 

 

 

§ 56. 

Działania modernizacyjne, o których mowa w § 55 pkt 1 i 2, wykonuje się:

 

1)   w sposób ciągły, w ramach bieżącej aktualizacji operatu ewidencyjnego na zasadach i w trybie, o których mowa w § 45-49,

 

2)   kompleksowo, na zasadach i w trybie określonych przepisami rozdziału 2, z zastrzeżeniem § 82.

 

 

 

§ 57. 

1. Modernizacja kompleksowa może być wykonywana etapami dostosowanymi do tworzenia poszczególnych raportów, o których mowa w § 22.

 

2. Etapy modernizacji, o której mowa w ust. 1, określa się w projekcie modernizacji ewidencji.

 

3. Projekt modernizacji ewidencji sporządza starosta dla całej jednostki ewidencyjnej lub jej części.

 

4. Częścią składową projektu modernizacji ewidencji jest mapa przeglądowa, o której mowa w § 8 ust. 2.

 

 

 

§ 58. Do działań modernizacyjnych mających na celu wyłącznie unowocześnienie techniki prowadzenia ewidencji i poprawę systemu organizacji jej prowadzenia nie mają zastosowania przepisy, o których mowa w § 56, oraz przepisy § 8. Wykonuje je starosta w uzgodnieniu z właściwym miejscowo wojewódzkim inspektorem nadzoru geodezyjnego i kartograficznego w sposób zapewniający nieprzerwane funkcjonowanie ewidencji.