Czy e-faktury będą obowiązkowe? Jakie przepisy regulują cyfryzację w przedsiębiorstwach?

Na jakim etapie są nowe przepisy?

Ministerstwo Finansów rozpoczęło w dniu 5 lutego 2021 r. konsultacje publiczne projektu ustawy nowelizującej przepisy ustawy o VAT, które wprowadzać będą e-faktury. Nowe przepisy planuje się wdrożyć w życie z dniem 1 października 2021 r. Równocześnie z przekazaniem do konsultacji publicznych projektu e-faktur przygotowano propozycję struktury logicznej e-faktury. Ewentualne uwagi można było zgłaszać do 23 lutego 2021 r. Obecnie czekamy na analizę zgłoszonych uwag i komentarzy oraz ewentualne uwagi do projektu ustawy z dnia 1 lutego 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Cel wdrożenia e-faktury

Cele wdrożenia e-faktur można podzielić na dwie kategorie: profiskalne i progospodarcze. Dzięki e-fakturom fiskus będzie miał wcześniej dane odnośnie do dokonywanych transakcji, przez co będzie mógł szybciej reagować na oszustwa i wyłudzenia podatkowe, a także lepiej monitorować transakcje, które co prawda są zgodne z ustawą, ale generują straty budżetowe. Podobne mechanizmy obowiązują już w innych krajach Unii Europejskiej. Przykładowo we Włoszech usługa taka została udostępniona w 2017 r. (dobrowolnie), a od 1 stycznia 2019 r. stała się obowiązkiem.

Czytaj również: Jak odprowadzać podatek VAT od usług elektronicznych - procedura MOSS

Ponadto Ministerstwo wskazuje, że e-faktury powinny ułatwić i przyspieszyć rozliczenia pomiędzy kontrahentami. Dodatkowo dzięki archiwizacji faktury w bazie Ministerstwa zwiększy się bezpieczeństwo obrotu, a standaryzacja rozliczeń poprawi komfort podatników. Brak będzie konieczności wydawania duplikatów. Podatnik zyska też pewność, że faktura zawsze trafi do kontrahenta.

Zasady działania

W swoich założeniach rozwiązanie oparte jest na modelu poświadczeń, tj. wymagana jest autoryzacja danej osoby w systemie. Dane mają być przesyłane do systemu finansowo-księgowego poprzez API. Po uwierzytelnieniu się w systemie Ministerstwa podatnik będzie mógł przeglądać wystawione i otrzymane faktury ustandaryzowane. Co ciekawe, zgodnie z projektem faktury uznaje się za otrzymane i wystawione w dniu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę.

W celu rejestracji podmiotów uprawnionych do dostępu do Krajowego Systemu e-faktur będzie trzeba złożyć specjalne zawiadomienie w urzędzie skarbowym. Wprowadzona ma być również możliwość udzielania autoryzacji dla osób odpowiedzialnych za wystawianie faktur. Ponadto planowane jest umożliwienie podatnikom tworzenia faktur we własnych systemach, a następnie przesyłania ich do centralnego systemu. Faktury ustrukturyzowane będą mogły być korygowane w formie faktury ustrukturyzowanej, jak również w formie tradycyjnie wystawionej faktury.

Czy e-faktury będą obowiązkowe?

Projekt zmian przewiduje dobrowolność w zakresie zastosowania tego rozwiązania. E-faktury będą jedną z form dokumentowania sprzedaży obok występujących w obrocie faktur papierowych oraz faktur elektronicznych. Jednakże Ministerstwo Finansów przygotowało wiele zachęt dla podatników chcących skorzystać z e-faktur. Przykładowo przewiduje się możliwość otrzymania o 1/3 szybciej zwrotu VAT, tj. skrócenie czasu oczekiwania na zwrot z 60 do 40 dni. Stosowanie e-faktur będzie wymagało zgody odbiorcy takiej faktury, np. przez zaakceptowanie komunikatu w aplikacji e-Mikofirma albo przez sam pobór faktury z systemu. MF planuje wdrożenie obligatoryjnych e-faktur w 2023 r.

Komentarz

Skutkami postępującej cyfryzacji rozliczeń podatkowych są kolejne kroki Ministerstwa Finansów, w tym wprowadzenie e-faktur. Na chwilę obecną znane są ogólne założenia projektu spisane w formie nowelizacji ustawy. Niemniej nie sposób oprzeć się wrażeniu, że e-faktury będą kolejnym narzędziem Ministerstwa Finansów służącym do zwiększenia kontroli nad rozliczaniem podatków. Organy podatkowe dostaną dokładniejsze dane o obiegu faktur w gospodarce. Z perspektywy podatnika zmiana ta niesie za sobą wiele niewiadomych, takich jak chociażby sposób transferu danych pomiędzy centralnym Krajowym systemem e-faktur a systemami rozliczeniowymi podatników, odpowiedzialność za archiwizację dokumentów i ewentualną ich utratę, odpowiedzialność za problemy techniczne systemu czy też za błędy osób wystawiających faktury, sposób korygowania faktur, a także aktualizacja uprawnień do dostępu do danych spółki. Dodatkowo przedsiębiorcy będą korzystali z systemu informatycznego, nad którym nie mają kontroli, tj. nie mogą go w żaden sposób zabezpieczyć. Całkowicie uzasadnione mogą więc okazać się obawy o wyciek danych, ponieważ podatnik nie będzie w stanie ich zabezpieczyć, a dane o kontrahentach, z którymi się współpracuje, wolumenie transakcji ich wartości są danymi bardzo wrażliwymi w gospodarce. Ponadto zdarzyć się mogą ataki hakerskie, za które nie wiadomo kto ponosi odpowiedzialność.

Czytaj również: W jakich przypadkach faktura VAT nie uprawnia do odliczenia podatku naliczonego od towarów i usług?

^{Autor: radca prawny Robert Nogacki}

^{Kancelaria Prawna Skarbiec specjalizuje się w ochronie majątku, doradztwie strategicznym dla przedsiębiorców oraz zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi.}