Jakie dokumenty należy przygotować dla agencji nieruchomości?

"Aby zapewnić potencjalnym kontrahentom poczucie bezpieczeństwa, rzetelny pośrednik, wymagał będzie od właściciela kompletu dokumentów potwierdzających dane zgłaszanej nieruchomości oraz relacji prawnej wyżej wymienionych" – mówi Małgorzata Papaj, prawnik z Agencji Jartom. Zanim agent nieruchomości podpisze umowę pośrednictwa i przystąpi do działania, właściciel, który zamierza zbyć nieruchomość, będzie musiał udokumentować fakt, że jest rzeczywistym jej właścicielem, a jeśli należy ona do osoby prawnej, (np. jest własnością spółki) fakt, że jest on prawnie umocowany do działania w jej imieniu. Ponadto powinien przedstawić dokumenty dotyczące samej nieruchomości, a więc określające jej położenie, obszar i rodzaj.

Bez wątpienia dokumentem, potwierdzającym tożsamość zgłaszającego się do agencji właściciela, jest dowód osobisty. Jeśli działa on w imieniu spółki, koniecznym będzie przedłożenie odpisu z KRS, stanowiącego swoistego rodzaju ‘dowód osobisty’ spółki, na podstawie którego pośrednik ustali, czy osoba zgłaszająca się do agencji jest rzeczywiście uprawniona do  reprezentowania danej spółki.

Profesjonalny pośrednik jest dociekliwy. Nie dopuszcza do sytuacji, w której, oferując klientowi nieruchomość, sam nie znałby jej sytuacji prawnej. Podstawowym dokumentem mówiącym o stanie prawnym nieruchomości, którego przedłożenia powinien wymagać, jest księga wieczysta. Jest to dokument prowadzony dla nieruchomości, w którym odnotowywane są wszelkie zmiany jej dotyczące: zmiana właściciela, czy obciążenia.

Odpis księgi wieczystej uzyskuje się w sądzie rejonowym, właściwym dla miejsca położenia nieruchomości, chyba że jest już księgą zmigrowaną. Migracja ksiąg wieczystych jest bez wątpienia dużym udogodnieniem, a polega na przeniesieniu ich treści do jednego, usystematyzowanego zbioru informatycznego (Centralna Baza Danych Ksiąg Wieczystych). Wówczas wystarczy  udać się do sądu, w którym jest dostęp do CBDKW, niekoniecznie w miejscu położenia nieruchomości i uiszczając opłatę w kwocie 30 zł, złożyć wniosek o wydanie odpisu księgi wieczystej.

Profesjonalny pośrednik zna nieruchomość. Trudno wyobrazić sobie, że pośrednicząc przykładowo przy sprzedaży gruntu inwestycyjnego, agent nie zna jego położenia czy powierzchni. Takie informacje znajdują się w wypisie z rejestru gruntów i budynków, który właściciel nieruchomości może uzyskać w starostwie. Wypis ten jest dokumentem, który opisuje nie stan prawny, ale samą nieruchomość, a więc jej położenie, obszar, oraz obręb ewidencyjny, w jakim dana nieruchomość się znajduje. Wartym zaznaczenia jest fakt, że w przypadku, gdy istnieją rozbieżności pomiędzy oznaczeniem nieruchomości w księdze wieczystej a wypisem z rejestru gruntów i budynków, za obowiązujące uznaje się dane z wypisu.

Profesjonalny pośrednik dba o dobro stron transakcji. Nie może pozwolić sobie na żadne potknięcia. Oprócz danych dotyczących powierzchni nieruchomości, przed podpisaniem z właścicielem umowy, pośrednik powinien koniecznie poznać przeznaczenie nieruchomości. Przykładowo oferowanie inwestorowi, chcącemu wybudować halę magazynową, nieruchomości o niesprawdzonym przeznaczeniu, może narazić go na śmieszność, gdy z czasem okaże się, że proponowana nieruchomość jest przeznaczona np. na pola uprawne. Przeznaczenie gruntu pośrednik sprawdzi, uzyskując od właściciela wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, jeśli dana gmina go uchwaliła, lub – w przypadku braku planu – decyzję o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu.

Profesjonalny pośrednik wie więcej, niż mówią mu dokumenty. Chodzi tu o znajomość stanu rzeczywistego nieruchomości. Pośrednicząc przy wielu transakcjach sprzedaży gruntów inwestycyjnych, agenci Jartom wiedzą, jak ważna jest osobiste obejrzenie nieruchomości, która ma być oferowana potencjalnym klientom. Oprócz stanu prawnego nieruchomości mającej być przedmiotem pośrednictwa istotne jest również poznanie jej otoczenia, jakości dróg dojazdowych, czy odległości od węzłów komunikacyjnych, mających duże znaczenie logistyczne.