Dlaczego korekty deklaracji ZUS są tak ważne i jakie są konsekwencje ich niezłożenia?

Niewyjaśnione korektami różnice w deklaracjach ZUS uruchamiają postępowanie wyjaśniające. Organ wysyła do pracodawcy pisma i wezwania z żądaniem wyjaśnienia nieścisłości. Dopóki dział kadr firmy odpowiada ZUS-owi na bieżąco, wszystko jest w porządku. Po złożeniu wyjaśnień urzędnik zamyka daną sprawę. Jednak brak udzielenia wyjaśnień może skutkować gruntowną kontrolą zakładu pracy.

Obowiązek comiesięcznych rozliczeń z ZUS

Pracodawcy zobowiązani są do comiesięcznego rozliczania się z ZUS-em. W tym celu przygotowują deklaracje rozliczeniowe: imienne raporty za ubezpieczonych ZUS RCA i ZUS RSA oraz łączne zestawienie składek do zapłaty ZUS DRA. W wyniku różnych błędów, np. ludzkiej pomyłki, zmiany wynagrodzenia, czy zbyt późnego dostarczenia do działu płac niezbędnych dokumentów, konieczne może okazać się skorygowanie listy płac, a co za tym idzie również korekta rozliczenia z ZUS-em.

Błędne kody ubezpieczenia

Częstym błędem w deklaracji ZUS, prowadzącym do powstania niedopłaty, jest zastosowywanie nieodpowiedniego kodu na deklaracji rozliczeniowej. W przypadku ubezpieczonego, który został wyrejestrowany, a wypłata/dopłata nastąpiła nie wcześniej niż w następnym miesiącu po ustaniu ubezpieczenia, w imiennym raporcie RCA powinien zostać zastosowany kod 30 00. Brak poprawnego kodu na deklaracji rozliczeniowej może spowodować, że ZUS sam dokona zmiany kodu, przez co zdubluje kwoty z imiennego raportu ubezpieczonego – według danych ZUS-u na koncie płatnika powstanie więc niedopłata.

Czytaj również: SLIM VAT 3 - kolejne zmiany podatkowe od 2023 r.

Komplikacje rozliczeniowe rodzi też sytuacja, w której pracownik otrzymuje wynagrodzenie do 10 następnego miesiąca (np. zatrudniony od 1 września, jednak pierwszą wypłatę otrzymuje do 10 października – czyli w październiku) albo np. nadgodziny/premie są wypacane osobno, czyli najpierw robiony jest przelew podstawy wynagrodzenia (np. we wrześniu), a dopiero potem wyliczana jest premia i wypłacana np. do końca roku. Wówczas należy pamiętać o konieczności sporządzenia tak zwanego „zerowego” („0”) raportu Imiennego (RCA). W przypadku jego braku ZUS nie posiada kompletu danych o okresach ubezpieczenia takiej osoby, co np. w sytuacji starania się o świadczenia może spowodować wstrzymanie ich wypłaty (chodzi o wszystkie świadczenia, które wypłaca ZUS, czyli: zasiłek chorobowy, macierzyński, rodzicielski, opiekuńczy, świadczenie rehabilitacyjne).

Pomyłka w kodzie, np. zgłoszenie pracownika z kodem zleceniobiorcy (błąd ludzki) – w przypadku kiedy to ZUS wypłaca zasiłki, może sprawić, że Zakład nie wypłaci świadczenia do momentu wyjaśnienia rodzaju ubezpieczenia.

Błędy rozliczeniowe

Poprawa podstawy do ubezpieczenia w imiennych raportach to nie ostatni etap. Po jej dokonaniu płatnik musi jeszcze pamiętać o przeliczeniu deklaracji DRA (łączne podliczenie składek do zapłaty za wszystkich ubezpieczonych). Jeśli tego nie zrobi powstanie różnica składek pomiędzy raportami ubezpieczonych, a kwotą do zapłaty przez płatnika. W oczach ZUS znów powstanie nadpłata lub niedopłata.

Brak możliwości wystąpienia o zwrot nadpłaty

Od 2022 roku można składać korekty deklaracji ZUS tylko za okres do 5 lat wstecz. Co to oznacza? Przed zmianą przepisów o zwrot nadpłaty w składkach przedsiębiorcy mogli ubiegać się bez ograniczeń czasowych. Dziś, jeśli po zrobieniu korekt na koncie płatnika powstałaby nadpłata, to jej część sięgająca ponad 5 lat wstecz jest nie do odzyskania.

Celem zmiany zasad korygowania deklaracji było ukrócenie praktyk „optymalizowania” stanowisk pracy na potrzeby składek wypadkowych. Niemal wszystkie składki ZUS są stałe i procentowo równe dla wszystkich. Składka na ubezpieczenie emerytalne wynosi 19,52% podstawy wymiaru składek, na ubezpieczenia rentowe – 8,00%, na ubezpieczenie chorobowe – 2,45%. Tylko stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe jest różnicowana i uzależniona od liczby osób ubezpieczonych w firmie oraz branży, w jakiej działa przedsiębiorstwo.

W przypadku więc zakładów pracy o podwyższonym ryzyku, np. tartaku, składka na ubezpieczenie wypadkowe wyliczana jest według maksymalnych stawek. Niektórzy przedsiębiorcy potrafią jednak tak zmodyfikować charakterystykę stanowiska, by z miejsca pracy o wysokim ryzyku wypadku zamienić je na zagrożone w stopniu umiarkowanym lub niskim. To powodowało obniżkę stawki należnej składki wypadkowej i dawało szansę pracodawcom na złożenie korekt deklaracji i wystąpienie o nadpłatę. Niejednokrotnie w grę wchodziły ogromne kwoty.

Niemniej możliwość odzyskania nadpłaconych składek nadal istnieje, tyle że tylko do 5 lat wstecz. Warunkiem jest złożenie prawidłowej korekty deklaracji ZUS.

Niedopłata na koncie płatnika

Na koncie płatnika może powstać nie tylko nadpłata składek, o której zwrot można wystąpić składając korektę. Możliwa jest również niedopłata. W takim przypadku konieczne jest uregulowanie zaległości wraz z odsetkami za zwłokę. Zakład Ubezpieczeń Społecznych może przymusić płatnika do złożenia stosownych korekt np. odmawiając wydania zaświadczenia o niezaleganiu w składkach, co może zamknąć drogę do pozytywnego rozpoznania wniosków kredytowych i korzystnego rozstrzygnięcia konkursów przetargowych.

Składanie korekt deklaracji jak i poprawne prowadzenie dokumentacji ZUS, jest ważne również z innych powodów. Choćby dlatego, że przedsiębiorca chcąc np. rozłożyć swoją płatność w ZUS-ie na raty musi spełnić warunek poprawnego złożenia wszystkich deklaracji i raportów.

Czytaj również: Przedsiębiorcy, którym niewypłacalni dłużnicy nie uregulowali należności mogą obniżyć podstawę opodatkowania korzystając z ulgi za złe długi

Autor: Skarbiec Corporate Services z do grupy Kancelarii Prawnych Skarbiec, specjalizuje się w prowadzeniu księgowości, rachunkowości i outsoursingu kadr i płac