Jak usprawnić komunikację między zarządcą a właścicielem nieruchomości

Szerokie możliwości w zakresie komunikacji daje kompleksowe oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami firmy MMSOFT,  w skład którego wchodzi program Lokale, usługa LokaleSMS oraz usługa LokaleNet.

Jednym z podstawowych sposobów komunikacji zarządcy z mieszkańcami jest wysyłka wiadomości e-mail. Wbudowany do programu Lokale kreator tworzenia wiadomości e-mail pozwala na stworzenie oraz wysłanie do jednego mieszkańca, pewnej grupy lub do wszystkich mieszkańców (dla których wprowadzono adres e-mail w programie) informacji o dowolnej treści  wraz z ewentualnym załącznikiem. Znacznie ułatwiającą i przyspieszającą pracę zarządcy funkcją jest wysyłka maili z poziomu wygenerowanych raportów. Opcja ta pozwala rozesłać na adresy e-mail mieszkańców wiadomość zawierającą w załączniku raport naliczeń, raport rozrachunków lub jakikolwiek inny dokument z programu przeznaczony dla danego kontrahenta (w jednym mailu może być dołączona dowolna liczba załączników). Nie ma przy tym konieczności generowania pojedynczych raportów, zapisywania ich do formatu pdf i załączania w poszczególnych wiadomościach - program sam rozdzieli raport  dla poszczególnych kontrahentów, zapisze do plików pdf i umożliwi  wysyłkę.  

Program Lokale oferuje dwie opcje wysyłki wiadomości: bezpośrednio z programu (bez konieczności instalacji/używania programu pocztowego) lub też za pośrednictwem domyślnego programu pocztowego zainstalowanego na komputerze użytkownika (Outlook, Thunderbird, itp.). W przypadku wysyłania wiadomości bezpośrednio z programu Lokale, użytkownik ma możliwość skonfigurowania w programie dowolnej liczby kont pocztowych. W drugim przypadku program Lokale generuje wiadomości dla poszczególnych mieszkańców, następnie przekazuje je do domyślnego programu pocztowego, który ma za zadanie je rozesłać.    Dzięki temu udogodnieniu zarządca po pierwsze zyskuje czas, który musiałby poświęcić na drukowanie i wysyłanie lub roznoszenie listów, a po drugie znacząco zmniejsza swoje koszty (koszty papieru, kopert, znaczków pocztowych, mat. eksploatacyjnych drukarek).

Po wysłaniu wiadomości mailem, program zapamiętuje do kogo takie wiadomości zostały wysłane, a użytkownik może po tym wydrukować na papierze raporty tylko dla tych właścicieli, do których nie zostały wysłane mailem i którym trzeba dostarczyć je w tradycyjny sposób.

Przydatną funkcją przy przygotowywaniu dokumentów do wydruku/wysłania mailem jest tzw.  „kompletowanie wydruków". Opcja ta jest dostępna z każdego raportu. Dzięki niej można wydrukować kilka rożnych raportów posortowanych według właścicieli. Można np. przygotować wydruk, który będzie składał się z bieżącego naliczenia, rozliczenia oraz informacji o saldzie. Tak przygotowaną paczkę można wysłać mailem lub wydrukować (jednostronnie lub dwustronnie - tzw. duplex).    Nieodłączną częścią pracy zarządcy są zebrania z właścicielami nieruchomości, w szczególności z członkami wspólnot mieszkaniowych. Takie zebrania muszą być przez zarządcę przygotowane i co nieodzowne, sam zarządca musi się do nich  kompleksowo przygotować.   Pomóc mu w tym mogą funkcje programu Lokale, przy pomocy których zarządca może  przygotować listy do głosowania, listy obecności, wysłać mailem bądź sms-em informację o zebraniu. Oprócz tego, po wpisaniu do programu treści poszczególnych uchwał  program sam generuje dla każdego właściciela wydruk uchwał i tworzy karty do głosowania. Wszystkie te dokumenty  oczywiście można wysłać właścicielom drogą mailową. Po otrzymaniu list z głosami, oddane głosy na bieżąco może wpisywać do programu i również na bieżąco sprawdzać jaki jest w danej chwili wynik głosowania.

Przy głosowaniu uchwał bardzo pomocna staje się usługa LokaleNet (kartoteka internetowa mieszkańca) za pomocą której mieszkańcy mogą oddawać swoje głosy. Mają dostęp do pełnej treści uchwały i muszą tylko wybrać czy są za czy przeciw w danej sprawie.   Usługa LokaleSMS pozwala na wysłanie do jednego mieszkańca, grupy lub do wszystkich mieszkańców (dla których wprowadzono w programie numery telefonów na potrzeby wysyłki  SMS) krótkich wiadomości tekstowych SMS-em. Mogą to być informacje wspólne dla wszystkich właścicieli (np. o braku prądu czy wody lub przeprowadzanych pracach na terenie wspólnoty), jak również informacje spersonalizowane (np.  o nowych stawkach miesięcznych, rozliczeniach czy o saldzie). Użytkownik programu w standardzie ma przygotowane pięć szablonów SMS-ów, które zawierają różne treści. SMS informacja pozwala wysłać dowolny komunikat. SMS naliczenie, SMS rozliczenie wysyłają informacje o aktualnej wysokości opłat miesięcznych lub o ostatnio zrobionym rozliczeniu. Dwa ostatnie formaty, SMS Saldo i SMS Zaległość, pozwalają wysłać do wszystkich informacje o ich saldzie lub tylko do tych członków wspólnoty, którzy posiadają zadłużenie. Dodatkowo użytkownik ma możliwość definiowania swoich nowych formatów. Bardzo przydatna w codziennym funkcjonowaniu zarządcy oraz właścicieli jest internetowa platforma do wymiany informacji z mieszkańcami LokaleNet.

Usługa LokaleNet pozwala mieszkańcom na wymianę informacji z administracją na bieżąco, przez 7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę z dowolnego miejsca na świecie, w którym jest dostęp do internetu. Każdy z mieszkańców otrzymuje indywidualny login i hasło przy pomocy których może zalogować się do systemu. Użytkownicy serwisu mają dostęp tylko i wyłącznie do własnych danych (wyjątkiem są członkowie zarządu wspólnoty, którzy mogą, ale nie muszą mieć rozszerzony dostęp).    

Dzięki tej internetowej kartotece mieszkańca,  zarządca może dostarczać właścicielom  informacji o ich naliczeniach, rozliczeniach czy saldach. Może także przesyłać im dowolne komunikaty oraz dane dotyczące ich mieszkania. W drugą stronę mieszkaniec może wysyłać Zarządcy wszelakiego rodzaju zgłoszenia, które mogą trafić również na adres mailowy Zarządcy, podawać odczyty liczników, czy zagłosować nad uchwałą. Mieszkaniec (po włączeniu odpowiedniej funkcji) może otrzymywać wszystkie informacje o zmianach w kartotece LokaleNet na swój adres mailowy.    Przydatną funkcją jest również możliwość wyświetlenia dodatkowych informacji dla członków zarządu. Taki „specjalny" mieszkaniec ma wówczas dostęp do rozrachunków wszystkich mieszkańców oraz dostawców, kosztów jakie ponosi wspólnota, czy zużyć liczników. Istnieje też możliwość podglądnięcia aktualnej sytuacji finansowej wspólnoty.

Program Lokale wraz z usługami LokaleNet oraz LokaleSMS pozwala zarządcom nieruchomości na dużo efektywniejsze wykorzystanie czasu potrzebnego na kontakty z mieszkańcami oraz na obniżenie kosztów związanych ze swoją działalnością. Mieszkańcy z kolei otrzymują prostą w obsłudze platformę umożliwiającą szybką i sprawną komunikację z administracją.

Strona internetowa firmy MMSoft: www.mmsoft.com.pl

Wersja demonstracyjna programu Lokale: Pobierz ze strony MMSOFT