Od października 2021 będą dostępne faktury ustrukturyzowane - jak dostosować system fakturowania do nowych wymagań?
Ministerstwo Finansów pracuje nad wprowadzeniem możliwości wystawiania przez podatników faktur w formie ustrukturyzowanej (tzw. e-faktur) oraz wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (w skrócie KSeF). Nowe rozwiązanie jest bardzo innowacyjne, co może okazać się zarówno jego atutem, jak i wadą. Integracja systemów księgowych z centralnym systemem może nastręczać licznych problemów technicznych i procesowych, a co najistotniejsze, zwiększy stopień inwigilacji podatników przez organy podatkowe, które automatycznie będą dostawać informacje o realizowanych transakcjach.
Czytaj dalej
Zgodnie z planami Ministerstwa e-faktury mają być wystawiane w formacie xml (podobnie jak w JPK). System będzie służył także do pobierania e-faktur dokumentujących zakup. Elektroniczne dokumenty mają zostać wprowadzone na zasadach dobrowolności od 1 stycznia 2022 r., a obowiązkowo dla wszystkich faktur krajowych i podatników od 1 stycznia 2023 r. System testowy ma zostać uruchomiony 1 października 2021 r.
Korzenie tego rozwiązania sięgają Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. Przepisy tej Dyrektywy zostały zaimplementowane w Polsce ustawą z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym i pomimo, że dotyczą tylko zamówień publicznych, to definiują istotę faktur ustrukturyzowanych.
Problemy techniczne i procesowe. Dodatkowe koszty
Faktura ustrukturyzowana będzie dostępna wyłącznie poprzez oprogramowanie interfejsowe Ministerstwa w postaci elektronicznego dokumentu zgodnego ze wzorem. Zatem podatnik, chcąc wystawić fakturę, będzie musiał mieć dostęp (uprawnienia) do narzędzia. To samo w zakresie otrzymywania faktur. System co do zasady będzie także archiwizował faktury (przez 10 lat), weryfikował ich zgodność, wysyłał powiadomienia o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej oraz o braku uprawnień do wystawienia faktury. Nowe narzędzie przygotowane przez Ministerstwo Finansów będzie wymagało integracji systemów księgowych i fakturowych z Krajowym Systemem e-faktur. Integracja będzie musiała odbywać się na gruncie wystawiania faktur sprzedaży, ich korekt, ale także odbioru faktur zakupu. W zależności od systemu księgowego czy systemu do fakturowania taka integracja może być bardzo czasochłonna, a także wymagać uzyskania zgód korporacyjnych oraz zainwestowania dodatkowych środków finansowych na zmiany systemu i dostosowanie go pod kątem technicznym. Należy więc odpowiednio rozplanować nie tylko proces wdrożenia, ale także budżet projektu.
Czytaj również: Jaki podatek zapłacimy od nieruchomości komercyjnych?
E-faktury wymagają od podatników także dostosowania procesów wystawiania faktur sprzedaży, korekt, księgowania faktur zakupowych oraz posługiwania się takimi fakturami do celów wewnętrznych. Zmiany dotkną nie tylko procesów księgowych, ale także logistycznych czy produkcji. Jest to ogrom pracy administracyjnej, która spadnie na podatników obowiązkowo przed 2023 r.
Należy także zwrócić uwagę, że tak istotne systemy fakturowania będą od strony technicznej obsługiwane przez zespół informatyków Ministerstwa. Oznacza to, że korporacyjne działy IT mogą mieć ograniczony wpływ na funkcjonowanie systemu, co w praktyce jest szczególnie istotne w przypadku ewentualnych awarii. Pracowników wewnętrznych działów IT łatwiej jest w kryzysowych sytuacjach zmobilizować do pracy, niż pracowników Ministerstwa, którzy do obsługi mają bardzo wielu podatników. Należy pamiętać, że jeżeli system stanie się obowiązkowy, to będzie przetwarzał ogromne ilości faktur i nie ma pewności, że wszystko będzie funkcjonowało bez zarzutu, a awaria centralnego systemu albo jego przeciążenie może powodować straty finansowe w przedsiębiorstwach. Możliwość wystąpienia braku stabilności systemu oraz błędów niezależnych od podatnika jest dużą wadą tego rozwiązania i może prowadzić do licznych opóźnień i innych nieprawidłowości związanych z procesem wystawiania faktur.
Ponadto przedsiębiorcy będą musieli odpowiednio dostosować systemy, aby umożliwić automatyczny odbiór e-faktur i ich księgowanie, co wiąże się z dodatkową pracą i wydatkami. W początkowej fazie będzie wymagana zgoda odbiorcy faktury na jej otrzymanie. Warto zaznaczyć, że system będzie przyjmował datę otrzymania taką samą jak data faktury. Pytanie, co się stanie, gdy system się popsuje i przestanie wysyłać faktury zakupowe do kontrahenta?
Dodatkowo faktury wystawiane przez przedsiębiorców będą miały z góry określony wygląd (wzór faktury ustrukturyzowanej), nie będą się rozróżniały pomiędzy przedsiębiorcami, co wpłynie negatywnie na marketingowe aspekty.
Kolejnym minusem tego projektu są terminy. Wdrażanie nowych rozwiązań w zakresie e-faktur w przedsiębiorstwach wiąże się z koniecznością przeprowadzenia testów, dostosowania systemów, analiz itp. Obowiązkowe rozwiązanie ma zostać wprowadzone w ciągu jednego roku, co może być trudne szczególnie w dużych spółkach, gdzie obowiązuje wiele systemów do fakturowania, z których część zarządzana jest przez zagraniczne podmioty.
Inwigilacja podatkowa
W zakresie obszaru podatkowego podatnik będzie musiał przeanalizować kilka kwestii. Po pierwsze wystawianie faktur i korekt przez system Ministerstwa pozwoli fiskusowi na dużo wcześniejsze otrzymywanie informacji o transakcji. Ponadto system będzie automatycznie analizował, weryfikował i kontrolował prawidłowość danych wskazanych na fakturze ustrukturyzowanej. Nie będzie już można stosować uproszczeń w fakturowaniu i rozliczaniu VAT, wszystkie błędy na fakturze będą natychmiast wyłapywane i identyfikowane przez organy podatkowe. Obecnie część podatników poprawia wystawione faktury, zanim zostaną wprowadzone do obrotu. Zdarza się także, że pewne zmiany dokonywane są w porozumieniu z kontrahentem już po otrzymaniu faktury. Nowy system e-faktur skończy z taką praktyką i w zasadzie anulowanie faktury będzie już niemożliwe. Należy się spodziewać także zwiększenia liczby czynności sprawdzających i kontroli.
Ponadto fakturowanie za pomocą narzędzia przygotowanego przez MF wymagać będzie od podatnika podania znacznie szerszego zakresu danych niż przy standardowym procesie.
W zamian Ministerstwo przewidziało przyspieszony, 40-dniowy termin zwrotu VAT, zamiast obecnych 60 dni, brak konieczności archiwizacji faktur oraz dostęp do faktur 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.
Odpowiedzialność za błędy
Na koniec warto zwrócić uwagę, że w ustawie powinno zostać precyzyjnie określone, kto odpowiada za błędy systemowe przy wystawianiu faktur w sytuacji, gdy powstaną one przy wystawianiu i księgowaniu faktur. Brak uregulowania odpowiedzialności przerzuci ją na przedsiębiorców, powodując, że to oni poniosą konsekwencje wadliwie działającego narzędzia.
Czytaj również: Które przedsiębiorstwa mogą stosować estoński CIT zamiast tradycyjnego CIT?
Autor: radca prawny Robert Nogacki
Kancelaria Prawna Skarbiec specjalizuje się w ochronie majątku, doradztwie strategicznym dla przedsiębiorców oraz zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi.
Komentarze
Czytaj też…
Czytaj na forum
- Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 roku Liczba postów: 194 Grupa: Prawo
- Tkaniny dobre na wszystko Liczba postów: 18 Grupa: Zanim wybud... Czy możecie polecić sklep z takim asortymentem jak guziki sklep online? Ważna jest dla mnie bogata oferta guzików. Chodzi mi o różne wielkości i różne barwy. Ni...
- badania geotechniczne Liczba postów: 23 Grupa: Zanim wybud... Odwierty do projektu robi się w miejscach gdzie będzie stał dom, garaż i droga dojazdowa, chyba że zastanawiasz się jaki rodzaj fundamentów zanim przejdziesz do...
- Mieszkanie w bloku Liczba postów: 128 Grupa: Rynek pierw... Mieszkanie z rynku wtórnego też może być dobrym pomysłem, a na pewno dużo taniej niż od dewelopera.
- Standard wykończenia biur na Kijowskiej (Warszawa... Liczba postów: 22 Grupa: Nieruchomoś... Standard wykończenia biur z https://polcraft.eu/ jest istotnym czynnikiem, który wpływa na komfort pracy oraz wizerunek firmy. Wybór odpowiednich materiałów i e...