Jaki powinien być dobry zarządca nieruchomości?

Zacznijmy od tego kto może zostać zarządcą nieruchomości. Może to być zarówno osoba fizyczna prowadząca działalność zawodową jak i podmiot gospodarczy mający działalność gospodarczą zajmującą się zarządzaniem i administracją nieruchomości. Do pełnienia tego zawodu należy uzyskać licencję i stale się doskonalić w tym zakresie. By prawidłowo wypełniać swoje obowiązki nie wystarczy sama pasja. Potrzebna jest wiedza i umiejętności, a te zdobywa się podczas wielu lat pracy. Dlatego przy wyborze firmy zarządzającej naszym budynkiem powinniśmy kierować się doświadczeniem osoby, która będzie bezpośrednio odpowiadała za nieruchomość, a co za tym idzie nie tylko za nasz komfort, ale i co ważniejsze bezpieczeństwo nasze i naszych najbliższych.

Bardzo często jednak zdarza się sytuacja, w której to sami właściciele zarządzają swoimi nieruchomościami. Ale gdy są to budynki o dużych powierzchniach, a w procesie sprzedaży poszczególnych mieszkań ilość współwłaścicieli wzrasta, początkowy właściciel jakim jest deweloper oddaje zarządzanie w ręce profesjonalnych firm. W takiej sytuacji odpowiedzialność za techniczną sprawność budynku oraz wszystkie niezbędne badania techniczne i kontrole spadają na zarządcę. Odciąża to współwłaścicieli od odpowiedzialności prawnej za wszelkie niedociągnięcia lub sytuacje, w której stosowne organy (np. nadzór budowlany, straż pożarna itp.) mogą wyciągnąć konsekwencje za niedopełnienie obowiązków leżących po stronie właścicieli nieruchomości przewidzianych prawem budowlanym lub innym odnoszącym się do nieruchomości.

Zarządca pełni bardzo ważną funkcję. Reprezentuje on wspólnotę mieszkaniową na zewnątrz, w Urzędach, instytucjach Państwowych, firmach współpracujących ze wspólnotami. Jest on również odpowiedzialny za gospodarowanie finansami wspólnoty, a więc pieniędzmi każdego z mieszkańców. Dlatego tak ważnym jest by przed oddaniem nieruchomości w zarządzanie dobrze sprawdzić referencje i dotychczasowe doświadczenie firmy. Oczywiście w czasach internetu jest to dużo prostsze, ale nie należy zapomnieć o „tradycyjnych” metodach ich sprawdzania, do których może m.in. zaliczyć kontrolę w rejestrze Ministerstwa Infrastruktury czy firma lub osoba posiada stosowną licencje, można również zbadać opinię mieszkańców dotychczas zarządzanych wspólnot. Warto również sprawdzić czy wspólnoty oddane pod opiekę temu zarządcy są podobne pod względem wielkości do naszych.  Może się okazać, że specjalista od zarządzania nieruchomościami będzie sprawdzał się doskonale, ale do tej pory miał styczność tylko z niewielkimi wspólnotami. Dlatego zawsze powinniśmy stawiać na firmy, które mają doświadczenie w zarządzaniu dużymi inwestycjami. W takim przypadku rzadko może się wydarzyć sytuacja, która zaskoczy naszego zarządcę, który przez lata miał możliwość zapoznania się z problematyką opieki nad tego typu budynkami.

"Zarządzanie nieruchomościami, a w szczególności tymi dużymi, wymaga sporego zaplecza  technicznego oraz zasobów ludzkich i odpowiedniej bazy wspierającej zarządzanie. Bardzo istotna jest  także opieka prawna. Posiadanie właśnie takiego własnego zaplecza oraz pracowników z dużym doświadczeniem daje możliwość szybkiego reagowania na potrzeby wspólnoty. Przekonaliśmy się o tym biorąc pod opiekę 450 mieszkaniową wspólnotę na os. Piastów 65 w Krakowie, gdzie w ciągu niespełna 2 tygodni musieliśmy przejąć ogół zajęć związanych z zarządzaniem i administracją. Wewnętrzny dział księgowości i zespół konserwacyjny spowodował iż odbyło się to sprawnie, a zarazem bardzo profesjonalnie" – mówi Tomasz Greń z firmy Nieruchomości Zarządzanie i Administrowanie Tomasz Greń.

Ważnym atutem zarządcy niewątpliwie jest wewnętrzny zespół odpowiadający za prace konserwacyjne. Zatrudnienie takich pracowników wewnątrz firmy pozwala na szybkie reagowanie. Oczekiwanie na usunięcie usterki skraca się co wpływa na komfort mieszkańców. Wybierając specjalistę do opieki nad naszą nieruchomością powinniśmy także zwrócić uwagę na kilka ważnych z perspektywy zarządzania aspektów. Dobrze żeby firma zarządzająca posiadała własny dział księgowy odpowiedzialny za wszelkie rozliczenia ze wspólnotami mieszkaniowymi dotyczącymi danej nieruchomości. Jest to niezbędne ze względu na stosunkowo wysoki stopień skomplikowania rozliczeń na dużych nieruchomościach, gdzie należy rozliczyć nie tylko nieruchomość jako całość, ale również poszczególnych mieszkańców.

"Odpowiednio liczny i  doświadczony dział księgowości, który zna specyfikę rynku nieruchomości i zarządzania nimi gwarantują nie tylko poprawność wszelkich rozliczeń ze wspólnotą mieszkaniową, ale przede wszystkim ogromną oszczędność czasu dla mieszkańców. Dodatkowym atutem może być również system internetowy taki, jak wdrożony przez nas system Lokale, który pozwala mieszkańcom z poziomu własnego komputera śledzić rozliczenia, pobierać istotne dokumenty takie jak sprawozdania finansowe, a także sprawdzać archiwalne stany liczników. Jest to niesamowicie wygodne i wręcz koniecznie w dzisiejszej dobie rozwoju internetu" - mówi krakowski zarządca.

Bardzo istotne jest to, by zarządca nieruchomości był nie tylko “na papierze”, ale przede wszystkim był osobą mile widzianą przez właścicieli nieruchomości. Bezpośredni kontakt z mieszkańcami  gwarantuje nie tylko dobrą współpracę pomiędzy wspólnotą mieszkaniową, a zarządcą, ale również buduje zaufanie mieszkańców, którzy wiedzą, że powierzyli kawałek swojego świata w dobre i zaufane ręce. Dlatego tak ważne jest by zarządca “żył” razem z mieszkańcami wspólnoty. Można to zapewnić poprzez stały kontakt tak, by mieszkańcy mogli bezpośrednio zgłaszać wszelkie uwagi, sugestie czy problemy. Zarządca jest doceniany za to, iż jest blisko. Daje to też świadectwo jego zaangażowania i profesjonalizmu. Warto zatem podczas wyboru firmy zarządzającej ustalić sposób kontaktu i częstotliwość spotkań.

"Częste spotkania z mieszkańcami pomagają zacieśniać więzy między firmą, a wspólnotą. Nie muszą to być tylko kontakty w pilnych sprawach, rozliczeniach okresowych czy w przypadku interwencji. Przy dobrej współpracy z deweloperem tak, jak ma to miejsce na inwestycji Fajny Dom w Krakowie, te spotkania mogą przekształcić się we wspólne organizowanie dla mieszkańców np. spotkań świątecznych, czy też innych imprez tematycznych. Tego typu inicjatywy wpływają na ocieplenie relacji między firmą, a mieszkańcami, którzy mogą nas w ten sposób bardziej poznać i obdarzyć nas tak ważnym zaufaniem i sympatią" – mówi Edyta Dioniziak, administratorka z firmy Nieruchomości Zarządzanie i Administrowanie Tomasz Greń,  która sprawuje pieczę nad 420 mieszkaniową wspólnotą na ul. Sołtysowskiej.

Zarządzanie dużą nieruchomością to wyzwanie dla firmy zarządzającej. Dlatego ważne jest by zwrócić uwagę na procedury, które w danej firmie obowiązują. Nie chodzi tu bynajmniej o te procedury, które są określone przez stosowne przepisy prawa, ale również o te wewnętrzne. Dobry zarządca nie będzie ukrywał przed nami tego jak funkcjonuje jego firma. Atutem może okazać się chociażby wdrożony System Zarządzania Jakością. Nie jest to oczywiście konieczny wymóg,  ale firmy, które mają  taki certyfikat dają większą gwarancję na jakość świadczonych przez siebie usługi.

"ISO kojarzone z najwyższą jakością, pozwala na monitorowanie wszystkich procesów, które powinny być wykonywane według ściśle określonych planów i norm. Jesteśmy jedną z niewielu firm zajmujących się zarządzaniem nieruchomościami, które mogą pochwalić się takim certyfikatem. Dzięki niemu mieszkańcy wspólnot, którymi się opiekujemy mają pewność, że usługi przez nas świadczone są na najwyższym poziomie" - mówi Greń.

Znalezienie dobrego zarządcy dużej nieruchomości nie jest sprawą łatwą i na pewno jest to proces czasochłonny. Warto poświęcić trochę wysiłku na znalezienie dobrej firmy. Zaoszczędzimy potem sobie nie tylko wiele czasu, ale przede wszystkim nerwów i pieniędzy, które musielibyśmy zmarnować na nierzetelnego zarządcę. Jednak najważniejsze, że wybór dobrego zarządcy, zarządcy któremu możemy zaufać gwarantuje spokój i bezpieczeństwo nas samych i naszych najbliższych.