Elektroniczna finalizacja umów w budownictwie - już czas przestawić się na tablet

Przy klasycznym, odręcznym podpisie trzeba liczyć się z długą procedurą zamykania operacji. Dostarczenie umowy, podpisanie, odesłanie jej – to czasem kwestia kilku a nawet kilkunastu dni. Na szczęście teraz nie jest to już jedyne rozwiązanie na jakie są skazani deweloperzy. Problem ten rozwiązuje odręczny podpis elektroniczny tzw. e-podpis.

Możliwość jego stosowania wprowadziło rozporządzenie unijne eIDAS obowiązujące wszystkie kraje UE od 1 lipca 2016 r. oraz Ustawa o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej z 5 września 2016 r. i nowelizacja Kodeksu Cywilnego z 8 września 2016 r. Należy pamiętać, że w kwestii ważności przepisów regulacje unijne są przed wszelkimi regulacjami krajowymi w tym opiniom wydawanym przez wszelkiego rodzaju instytucje. Dzięki tym rozwiązaniom prawnym jest możliwe zastąpienie dokumentów papierowych wersją elektroniczną. Nadszedł więc najwyższy czas na usprawnienie biznesu przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa danych.

Czytaj również: Czy leasing maszyn budowlanych jest opłacalny?

E-podpis przyjmuje dwie formy. Z jednej strony to drogi i wymagający wielu procedur podpis certyfikowany. Jednak w tym znaczeniu mieści się także tzw. podpis kwalifikowany. Dzięki temu, że nie wymaga specjalnych pozwoleń ani drogiego oprogramowania, można go wykonać za pomocą powszechnie dostępnego rysika na tablecie lub smartfonie. Wydaje się on być najprostszym i najbardziej efektywnym rozwiązaniem w biznesie. Wystarczy bowiem zapoznać się z umową na tablecie/smartfonie oraz podpisać ją przy użyciu wspomnianego rysika i ekranu dotykowego. Po akceptacji dokument trafia bezpośrednio na skrzynkę e-mail osoby zainteresowanej. Rozwiązanie to, w swojej formie nieco przypominające od dawna stosowane potwierdzenie odbioru paczek u większości kurierów, niedawno zostało po raz pierwszy zastosowane na rynku deweloperskim.

Takie udogodnienie dla deweloperów budowlanych jako pierwsza zastosowała ostatnio polska platforma EBI24. Z jej usług skorzystała już m.in. duża francuska firma deweloperska, obecna w Polsce, Szwajcarii, Włoszech i Belgii. Aplikacja pozwala na natychmiastowe podpisanie i odesłanie każdej umowy do kontrahenta. Podpis rysikiem jest ważny a wszystkie kroki związane z przebiegiem procesu podpisania umowy są rejestrowanie i przypisywane do danej osoby (użytkownika lub partnera) oraz konkretnego dokumentu. W przypadku sporu, utrwalenie dokumentu w systemie stanowi dowód wiarygodności dokonanych czynności. Oznacza to, że w przypadku złożenia podpisu drogą elektroniczną platforma pełni rolę sygnatariusza, co dodatkowo wzmacnia wiarygodność dokumentu podpisanego drogą elektroniczną.

Czytaj również: Maleje liczba pracowników tymczasowych w Polsce - co dalej z taką formą zatrudnienia?

Należy się spodziewać, że tego rodzaju rozwiązania staną się co raz bardziej powszechne. Czy papier i długopis, wobec tego odejdą w niebyt? Całkowicie, w najbliższej przyszłości na pewno jeszcze nie. Umowa kupna – sprzedaży podpisywana w obecności notariusza nadal ma obowiązującą formę papierową. Jednak z dużym prawdopodobieństwem można się spodziewać, że tablet i rysik będą co raz bardziej powszechne nie tylko na rynku deweloperskim. Zastosowań tego typu rozwiązania jest bardzo wiele i zapewne będzie ono coraz powszechniej stosowane w innych branżach. Co ważne tego typu rozwiązanie może dodatkowo pozwolić na rezygnacje z co raz szerszej gamy dokumentacji w formie papierowej i zamianę jej tylko na formę elektroniczną.  Tak jest po prostu łatwiej, szybciej i taniej.