Jak sprawnie przeprowadzić przenosiny do nowego biura? - praktyczny poradnik.

Wsparcie

Cały dość skomplikowany proces składa się z planowania, wyboru opcji (długiej listy), krótkiej listy, finalizacji transakcji, aranżacji powierzchni i przeprowadzki. Po wybraniu najbardziej atrakcyjnych dla klienta nieruchomości, czas na wnikliwą analizę. Idealnie, jeśli już na tym etapie mamy zapewnione wsparcie Project Managera / eksperta technicznego, który pomoże nam zdefiniować nasze wymagania techniczne oraz ustalić czego w tym względzie oczekujemy od budynku biurowego. Porówna on dla nas standardy techniczne kandydujących budynków, ich układy funkcjonalne, oferowane pakiety aranżacji powierzchni czy przeznaczone na ten cel budżety. Project Manager będzie nam towarzyszył przez czas cały trwania projektu aż do przejęcia i zasiedlenia powierzchni biurowej. Warto zwrócić uwagę, że Project Manager czy doradca techniczny to często zespół kilku osób posiadających wiedzę i doświadczenie w branżach budowlanej, instalacyjnej, architektonicznej oraz specjalista ds. kosztów.

Ekspertyza techniczna przy wyborze budynku

Na tym etapie ekspert techniczny zna już konkretne wymagania klienta i może w sposób szczegółowy porównać oferty. Sprawdzi on czy przygotowane szczegółowe plany powierzchni, z konkretnym rozkładem i konfiguracją oddają rzeczywiste zapotrzebowanie klienta.

Praktyką rynku jest, że nie ma jednego powszechnie stosowanego standardu przekazania powierzchni najmu. Właściciele budynków oferują różne standardy wykończenia – od Shell and Core, czyli surowej, niewykończonej powierzchni po powierzchnie wykończone ‘pod klucz’ według konkretnej specyfikacji klienta.

Project Manager zwróci uwagę na wszystkie niuanse związane z powyższym, a przekładające się bezpośrednio na koszty, ‘rozłoży’ każdą z ofert na części pierwsze, aby możliwe było ich prawidłowe porównanie, wytłumaczy klientowi jakie ma możliwości, co dostaje od właściciela budynku, a za co będzie musiał dodatkowo zapłacić. Wszelkie koszty dodatkowe dla każdego z rozważanych budynków, poznane na tym etapie będą służyły dokładnej analizie finansowej poszczególnych opcji.

Czytaj również: Jak mądrze wynająć biuro, aby nie przepłacić?

Odpowiednie zapisy w Umowie Najmu

Zadaniem Project Managera jest również upewnienie się, że odpowiednie zapisy Umowy Najmu powierzchni pozwolą na kontrolę nad przebiegiem prac, jakością i terminami. Daje to najemcy odpowiednie narzędzie, żeby móc reagować np. na ewentualne opóźnienia ze strony dewelopera, czy też gdy zajdzie potrzeba -wprowadzenia zmian na etapie realizacji. Tego typu zabezpieczenia w umowie umożliwią również przeprowadzenie kompleksowych odbiorów powierzchni, a także pozwolą skutecznie egzekwować naprawę usterek. Ekspert techniczny zadba również o to, aby do umowy dołączone zastały odpowiednie dokumenty w pełni określające przedmiot najmu: plany powierzchni, specyfikacja, wyceny, harmonogram prac.

Wykonanie prac

Etap wykonania prac aranżacyjnych rozpoczyna się zawsze od prac projektowych - Project Manager może pomóc w wyborze architekta wnętrz, a także czuwa nad przygotowaniem projektu wnętrz i pełnej dokumentacji wykonawczej. Podczas fizycznej realizacji prac ekspert techniczny jest „oczami najemcy” na placu budowy; pilnuje terminowości i jakości prac, ich zgodności z zatwierdzoną dokumentacją i wymaganiami klienta oraz kontroluje koszty i rozliczenia. Nadzoruje proces wprowadzenia ewentualnych zmian do projektu oraz pomaga rozwiązywać wszelkie powstałe problemy.

Jednocześnie Project Manager organizuje przetargi i kontraktowanie prac własnych najemcy np.: instalacje IT, wyposażenie meblowe, instalacje bezpieczeństwa. Koordynuje pracę powyższych podmiotów z pracami wykonawców budowlanych.

Warto wspomnieć, iż chociaż praktyką rynku jest, że w większości przypadków prace są wykonywane przez wynajmującego, to jednak coraz więcej najemców decyduje się bezpośrednio zatrudnić własnego wykonawcę i samemu wziąć odpowiedzialność za dostosowanie powierzchni. W takim scenariuszu Project Manager odpowiedzialny jest dodatkowo za przeprowadzenie wszystkich niezbędnych przetargów, mających na celu wyłonienie wykonawcy.

Odbiory

Do zadań Project Managera należy przeprowadzanie wszelkich odbiorów – zarówno w trakcie wykonywania prac, jak też końcowych. Należy upewnić się, że przestrzeń biurowa jest bezpieczna i gotowa do przyjęcia pracowników. Sprawdzamy nie tylko czy wszystko wygląda dobrze (przysłowiowe proste ściany, materiały zgodne z projektem), ale też, a może przede wszystkim, czy klimatyzacja, wentylacja i inne instalacje budynkowe zapewnią przyszłemu Najemcy odpowiedni komfort użytkowania.

Przeprowadzka

W zależności od wielkości powierzchni przeprowadzka może być prostą operacją trwającą jeden weekend, ale czasem jest to proces, który należy szczegółowo zaplanować, bo, jak w przypadku firm z sektora wysokich technologii, musi odbywać się etapami (np. przenoszenie dużych serwerowni i baz danych). Także firmy, które pracują 24 godziny na dobę (np. banki, firmy IT, BPO/SSC) mogą potrzebować indywidualnego planu przeprowadzki, uwzględniającego wszystkie obostrzenia techniczne i operacyjne. Trzeba zawsze pamiętać o różnych uwarunkowaniach budynkowych, mogących mieć bezpośredni wpływ na realizację przeprowadzki. Dotyczy to przede wszystkim dostępu dla pojazdów i używania komunikacji wewnętrznej np. wind.

Wybór nowego biura, projekt, aranżacja wnętrz i przeprowadzka to duże przedsięwzięcie, wymagające wiedzy i wparcia odpowiednich ekspertów. Należy pamiętać, że ich zatrudnienie na odpowiednio wczesnym etapie pozwoli nie tylko kontrolować budżety i terminy, ale także w znacznym stopniu ograniczy stres związany z przenosinami do nowego biura.

Autor: Mariusz Aleksandrowicz, Dyrektor w Dziale Zarządzania Projektami, JLL

Czytaj również: Jak znaleźć biuro idealne?