Monitoring pracowników: co wolno? Monitoring w pracy – bez negatywnych skojarzeń

Chodzi głównie o ochronę informacji, które są największym dobrem przedsiębiorstwa. Kontrola taka bywa jednak odbierana jako naruszenie prywatności. Kiedy jednak odbywa się zgodnie z prawem i przejrzystymi procedurami, staje się po prostu jednym z elementów systemu zarządzania i nie wzbudza kontrowersji.
Takie wnioski płyną z Reed Round Table, debaty ekspertów, organizowanej cyklicznie przez firmę doradztwa personalnego Reed i miesięcznik „Personel Plus”. Druga edycja debaty odbyła się pod hasłem „Granice monitoringu w firmach – możliwości techniczne i zależności prawne”.

– Nowoczesne techniki monitoringu to rozwiązania cenne i potrzebne firmie, całkowicie uzasadnione i które nie powinny mieć negatywnych konotacji. Codzienne doświadczenia pokazują jednak, że granica między konieczną a zbyteczną kontrolą wydaje się być bardzo cienka. Odpowiedzialny pracodawca nie powinien nadużywać tych narzędzi. Demokratyczna, partnerska relacja pracownik – przełożony, która jest teraz praktykowana w wielu firmach, jest możliwa również dzięki temu, że przerzuciliśmy kontrolę i weryfikację na technologię, której nie widać, która nie ma twarzy  – stwierdziła Barbara Korczyńska, recruitment manager w Covance Polska, firmie zajmującej się badaniami klinicznymi leków.

W niektórych sektorach biznesu kontrola pracowników jest nieodzowna. – W ubezpieczeniach i bankowości, produkcji farmaceutycznej czy przemyśle zbrojeniowym zachowanie tajemnicy zawodowej czy firmowej jest oczywiste. Wszyscy pracodawcy i wszystkie podmioty, które działają w tych branżach, mają wręcz ustawowy obowiązek przestrzegania tajemnicy –  podkreśliła Dominika Strzyga, konsultant Reed.

W Polsce brakuje prawnej definicji monitoringu pracowników, a dotyczy on przecież zarówno dóbr osobistych i danych osobowych pracownika, jak i tajemnicy przedsiębiorstwa. Jak zauważyła, radca prawny  Justyna Świątkowska-Tokarz, wspólnik w Kancelarii Prawnej CDZ, we Francji Niemczech i Wielkiej Brytanii oraz Stanach Zjednoczonych obowiązują przepisy lokalne w tym zakresie. W Polsce jak na razie brak inicjatyw ustawodawczych regulujących kompleksowo tę materię.   Firmy radzą sobie tworząc regulaminy pracy zawierające klauzule polityki bezpieczeństwa. To poprawia pozycję pracodawcy na wypadek ewentualnego sporu z pracownikiem.

Informacje o zakresie monitoringu w konkretnej firmie kandydaci powinni poznawać już podczas rekrutacji, by mogli zdecydować, czy chcą pracować w firmie, w której w wielu miejscach będą  narzędzia monitorujące. – O tym aspekcie warto pamiętać, sprawdzając referencje oraz umiejętności i predyspozycje kandydata do oferowanego stanowiska pracy – zwróciła uwagę  Karolina Vook, country manager Reed w Polsce. – Aby przeprowadzić taką weryfikację zgodnie z literą prawa, należy mieć na to zgodę kandydata, najlepiej pisemną – dodała.

Przełożony może mieć wgląd w aktywność pracownika w każdej minucie jego pracy. Jak zaznaczył Łukasz Baryła, prezes zarządu firmy informatycznej KB Telekom, większość ludzi nie zdaje sobie sprawy, jak działa komunikacja elektroniczna. Tymczasem każdy kontakt -  telefoniczny, internetowy, emailowy - pozostawia ślad, który pozwala odtworzyć treść. – Jednak, gdy pracownicy sobie i swojej pracy nie mają nic do zarzucenia, to przyjmują monitoring jako coś normalnego i nie wnikają w sposób myślenia pracodawcy, dlaczego akurat chce wprowadzić dany system kontroli poczty elektronicznej, kamer czy analizy bilingów. Problem widzą pracownicy, którzy jednak nie do końca czują się pewnie, iż wykonują dobrze  powierzone im zadania. Jeżeli ktoś sumiennie wykonuje swoją pracę, nie ma sobie nic do zarzucenia, takich rzeczy nawet nie zauważy – dodaje Łukasz Baryła.

Zgadza się z nim Roman Rojewski z miesięcznika „Personel Plus”: – Powinniśmy odchodzić od kojarzenia monitoringu w pracy z Wielkim Bratem, który jest kimś bezosobowym i represyjnym. W rzeczywistości chodzi o system kontroli, która rzeczywiście służy zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi. Pomimo rozmaitych niuansów etycznych i prawnych monitoring nie zniknie z firm, warto więc dostrzegać jego pozytywne aspekty i liczyć na lojalność obu stron .

Pełen zapis drugiej edycji „Reed Round Table” – w październikowym wydaniu miesięcznika „Personel Plus”.