Biuro to nie tylko biurko. Czyli jak drobiazgi w aranżacji przestrzeni mogą podwyższyć efektywność zespołu?

Dla ponad 80% pracowników dzieła sztuki w biurze poprawiają atmosferę pracy[1] i wpływają na ich lepsze samopoczucie. Z kolei programiści, jedzący lunch w większych grupach w firmowej kuchni, programują średnio 10% więcej kodów niż ci, którzy jedzą samotnie. Sprzedawcy sprzedają więcej, jeśli mają dostęp do automatu z kawą w bardziej strategicznym miejscu niż na uboczu, a ci, którzy pracują przy stojących biurkach, odnotowują większą efektywność w pracy średnio o 10%. 

Wiele ciekawych pomysłów na wzbogacenie biura mają sami pracownicy. Warto dać im swobodę w aranżacji przestrzeni – przekonują eksperci.

Nowoczesna aranżacja biura to już nie tylko estetyczne biurka i szafki. Coraz częściej to również zadbanie o szczegóły takie jak przestronna kuchnia z dużym stołem, murale na ścianach, artystyczne zdjęcia, designerskie przedmioty na biurkach, a nawet specjalne ściany dające możliwość pisania po nich. Zdaniem ekspertów, zapewnienie tzw. przestrzeni towarzyskiej i kreatywnej w miejscu pracy może przełożyć się na wzrost dobrego samopoczucia pracowników i ich efektywność, podnosząc ją o ok. 6%[2]. Jest to szczególnie ważne dla przedstawicieli pokolenia Y, którzy już niedługo będą stanowić ¾ wszystkich pracowników, ale i dla osób z generacji Z, którzy w perspektywie 5-10 lat zaczną wchodzić na rynek pracy. Jak pokazują badania, dla młodych pracowników ważnym kryterium przy wyborze pracodawcy nie jest już tylko i wyłącznie pensja. Niemal 60% zatrudnionych uznaje wygląd i organizację biura za ważne w ich codziennej pracy[3], a aż 81% kandydatów chciałoby zobaczyć przyszłe biuro przed podpisaniem umowy[4]. Dlatego coraz większą kontrolę nad wyglądem przestrzeni do pracy mają działy HR oraz sami pracownicy.

- Dobrym przykładem oddania przestrzeni biurowej w ręce pracowników był pilotażowy program uruchomiony w jednym z biur globalnej firmy ubezpieczeniowej. 150 pracowników testowało tam różne aranżacje, wskazując, które najlepiej odpowiadały ich potrzebom i pozwalały sprawnie realizować zadania. Wnioski były jednoznaczne – pracownicy byli najbardziej efektywni w przestrzeniach, w których nie narzucano im miejsca do pracy, a mogli je wybrać czy stworzyć sami. Praca przy kuchennym stole, przy biurku z regulacją blatu, umożliwiającym pracę na stojąco czy w specjalnie zaprojektowanych strefach – takie biura wspierały produktywność – mówi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu Mikomax Smart Office.

Przestrzeń musi żyć własnym życiem

Przykładem biura, które podąża za potrzebami pracowników jest warszawska centralna K2 Internet, gdzie postawiono na personalizację przestrzeni. Pracownicy sami wybrali tam kolor ścian, fototapety i elementy dekoracyjne[5]. Innym przykładem oddania przestrzeni biurowej pracownikom jest amsterdamskie biuro studia projektowego Heldergroen, w którym podwieszane na stalowych linkach biurka o godzinie 18.00 automatycznie są podnoszone, dając pracownikom przestrzeń na aktywności pozazawodowe, np. ćwiczenia lub zabawę. Podobne rozwiązanie zastosował inkubator innowacji dla startupów hub:raum w Krakowie, gdzie o 17.00 pracownicy uprzątają swoje biurka i sprzęty, tworząc przestrzeń do uprawiania, np. cross-fitu. Z kolei w biurze Flint Group, wiodącego dostawcy przemysłów poligraficznego i opakowaniowego, jednym z najczęściej użytkowanych przez pracowników miejsc jest pokój relaksu, wyposażony w sprzęt sportowy.

Czytaj również: Jak znaleźć biuro idealne?

- Trend, zgodnie z którym biuro przestaje być jedynie białym pomieszczeniem oświetlanym jarzeniówkami, coraz wyraźniej rysuje się na polskim rynku pracy. Wprowadzając się do naszego nowego biura zadbaliśmy o to, żeby było ono kolorowe oraz uwzględniało najważniejsze zalecenia z zakresu ergonomii pracy. Chcemy, aby nasi pracownicy mogli pracować w komfortowych warunkach oraz mieli możliwość krótkiego wypoczynku, także aktywnego. Dlatego w pokoju relaksu zainstalowaliśmy między innymi  rower stacjonarny – komentuje Przemysław Herman, Finance Director Flint Group.

Na wypoczynek pracowników w miejscu pracy stawia również Shell Business Operations Kraków, jeden z 6 na świecie strategicznych ośrodków wspierających działalność biznesową całej grupy Shell, gdzie pracownicy w godzinach pracy wyciszenia mogą szukać w pokoju relaksu. Pomieszczenie zostało zaprojektowane tak, by zapewnić jak najlepszą przestrzeń do odpoczynku. Odbywają sięw nim cykliczne sesje jogi pod okiem profesjonalnego trenera, a dodatkowo pracownicy często sami inicjują wspólne ćwiczenia. Relaksować się można także w pokojach gier wyposażonych w piłkarzyki, bilard i PlayStation. Doskonałym przykładem przestrzeni, współtworzonej przez pracowników jest też biuro Skanska w Warszawie, gdzie większość ścian pokryta jest specjalną farbą, umożliwiającą pisanie po nich – tworzenie notatek, rysunków i tzw. doodli, czyli artystycznych bazgrołów, jakie często wykonuje się bezwiednie na kartce, ale także prowadzenie spotkań i burz mózgów. Jednak jedną z ulubionych części biura pracowników Skanska są trzy bogato wyposażone i zaopatrzone kuchnie – główna oraz dwie mniejsze, rozlokowane w strefach pracy cichej i kreatywnej.

- Przez lata kuchnie biurowe znajdowały się na zapleczach, poza wzrokiem klientów. Dziś stają się centralnym punktem wielu biur i pełnią ważną funkcję integrującą i towarzyską. Takim miejscem są też kuchnie Skanska, z których korzystają pracownicy, ale również nasi goście czy partnerzy biznesowi. Każdy dzień zaczynamy od wspólnego śniadania w największej kuchni zlokalizowanej w samym centrum biura. Wspólne posiłki przygotowujemy ze składników, do których każdy ma dostęp, a wyciskane soki czy smaczna kawa sprawiają, że jest to miejsce, w którym chce się przebywać. Zdarza się, że to właśnie tam, a nie w salach konferencyjnych, powstają najbardziej kreatywne pomysły – wyjaśnia Katarzyna Zawodna, Prezes Skanska Property Poland.

Firmy coraz częściej decydują się na murale i zatrudniają do aranżacji swoich pomieszczeń najlepszych przedstawicieli z dziedziny street artu. Takie kreatywne ściany znajdziemy m.in. w warszawskim biurze Google, ale i w siedzibach takich firm jak Facebook, Leo Burnett czy 3Rivers Federal Credit Union, amerykańskiej firmy finansowej, która w swoim biurze stworzyła mural, pokazujący jej historię. Taki zabieg nie tylko uatrakcyjnił wnętrze, ale też znacząco podkreślił tożsamość samej marki.[6]

Efektywność tkwi w szczegółach

Szereg danych podkreśla, że dzisiejszym pracownikom zależy na tym, aby ich miejsce pracy wyróżniało się spośród innych. Przede wszystkim jednak chcą oni, aby meble w biurze różniły się od tych zwykłych, „domowych”.[7] Aby stworzyć ciekawe biuro, które zainteresuje kandydatów do pracy czy zmniejszy rotację warto, obok dania pewnej swobody pracownikom, po prostu przeanalizować typowe ścieżki poruszania się w przestrzeni, rodzaje wykonywanych zadań czy preferowane formy współpracy. Mikomax Smart Office od lat wykorzystuje unikalną na polskim rynku metodę badania zachowań pracowników, a analizowane dane – rękami projektantów – przekuwa w innowacyjne meble biurowe i aranżacje. Pierwsze obserwacje przeprowadzono w siedzibach kilku znanych marek, m.in. Vodafone w Holandii. Potwierdziły one, że środowisko pracy może motywować i zachęcać do działania lub przeciwnie – spowalniać wykonywanie czynności.

- Badamy potrzeby i model pracy w danej firmie i na tej podstawie oferujemy konkretny projekt aranżacji przestrzeni. Stawiamy na funkcjonalność, ale z drugiej strony wiemy, jak dla pokolenia Y ważne jest ogólne wrażenie i emocje, które może budzić środowisko pracy. Z naszych badań wynika, że dla ok. 60% pracowników estetyka biura jest bardzo istotna. Coraz częściej może być kartą przetargową w walce o talenty na rynku pracy. Między innymi dlatego od kilku lat na stałe pracujemy z 7-osobowym zespołem designerów. Są oni autorami takich projektów jak np. PACKMAN, który został wyróżniony przez jury Łódź Design Festival tytułem Must Have 2015. Innym naszym unikatowym projektem, który powstał w efekcie obserwacji zachowań pracowników jest biurko STAND UP. Wyposażone w manualną regulację wysokości blatu, umożliwia łatwe i szybkie przejście od pracy siedzącej do stojącej. To właśnie tego typu intuicyjnych, ale i designerskich produktów oczekuje dziś generacja młodych – mówi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Marketingu i Handlu Mikomax Smart Office.

Odpowiednia aranżacja przestrzeni zwykle przekłada się na wymierne efekty dla organizacji. Przykładowo, firma Plantronics, podzieliła swoje biura na specjalne strefy. W efekcie udało jej się obniżyć poziom rotacji pracowniczej z 12,7% do 3,5% i podnieść satysfakcję z pracy z 61% do 85%.[8] Wzrost satysfakcji z pracy o 15%, zwiększa produktywność zatrudnionych osób o 1-4%[9]. Dodatkowo, aranżowanie wnętrza w sposób zrównoważony, z dostępem do roślin i naturalnego światła, może podnieść efektywność nawet o 6%. Korzyści dla pracodawców, płynące z podniesienia produktywności także są znaczące. Każdy jej wzrost o 1% może bowiem skutkować oszczędnościami wynoszącymi nawet 6 000 złotych na pracownika rocznie.[10]

Coraz częściej to drobiazgi decydują o tym, czy dane biuro zostanie ocenione przez pracownika czy kandydata do pracy jako atrakcyjne. Takie elementy jak dzieła sztuki, wygodne fotele i biurka, dostosowujące się do trybu pracy czy przestronna kuchnia mogą wzmacniać zaangażowanie oraz integrację zespołu i wpłynąć pozytywnie na atmosferę w pracy. Diabeł jak zawsze tkwi w szczegółach.

Czytaj również: Porządek w dokumentach