Biuro czy biurko?

Duże dla dużych

Najpopularniejszą opcją dla większych firm jest wynajęcie biura w nowoczesnym budynku. Umowa zwykle zawierana jest na 5 lat. Czasem zdarzają się też krótsze umowy najmu (na 3 lata, ale wtedy najemca ma znacznie słabsze warunki) lub dłuższe – np. na 7-10 lat, zawierane przez duże przedsiębiorstwa, które wybierają nową lokalizację na swoją główną siedzibę. W nowoczesnych budynkach biurowych można już wynająć powierzchnie od 100-200 mkw., i są to zazwyczaj moduły wynikowe, które pozostały na danym piętrze po zajęciu powierzchni przez większych najemców. Jeśli chodzi o ilość pracowników to przy podziale „open-space” należy przyjąć współczynnik 1 osoby na ok. 10 mkw., natomiast przy układzie pokojowym bliżej 1 osoby na 14 – 15 mkw. Co zyskuje najemca w nowoczesnym budynku biurowym? Przede wszystkim dużo udogodnień typu ochrona, parking podziemny, okablowanie strukturalne do komputerów, klimatyzacja, inteligentne systemy oszczędności energii, obsługa recepcyjna (coraz częściej też konsjerż), kantyna, kawiarnia, pralnia, czy inne usługi. Specyfikację techniczną tych budynków cechuje także najwyższy standard. Firma rośnie, a najemca może dobierać kolejne moduły powierzchni (o ile są dostępne), przenieść się do większego biura w samym budynku lub do innego budynku tego samego właściciela. Jeżeli firma zdecyduje się na wcześniejsze opuszczenie powierzchni, powinna zająć się podnajmem dotychczas zajmowanego biura.

Czytaj również: Aranżacja domowego biura

Kamienice i pałace

Biura w kamienicach czy odnowionych historycznych budynkach do niedawna stanowiły rzadkość. Remont, przebudowa i renowacja jest czasochłonna i bardzo kosztowna. Jednak przybywa zarówno deweloperów posiadających w swoim portfelu takie obiekty, jak i najemców zainteresowanych wynajmem powierzchni w tych wyjątkowych budynkach. Często firmy i organizacje, takie jak np. kancelarie prawne czy przedstawicielstwa dyplomatyczne, szukają mniejszych modułów zlokalizowanych w sercu miasta, w bardzo reprezentacyjnych budynkach. Istnieje wielu najemców, którzy są w stanie delikatnie zwiększyć budżet na wynajem biura w zamian za niepowtarzalny klimat i prestiż siedziby. Warunki umowy najmu są minimalnie wyższe od tych w nowoczesnych budynkach biurowych.

Apartamenty i wille

Mniejsza firma może rozważyć kilka innych opcji. Pierwszą z nich jest wynajem eleganckiego mieszkania w apartamentowcu, które można zaadaptować na biuro, drugą jest wynajem willi. To rozwiązanie szczególnie odpowiada mniejszym firmom, małym kancelariom, firmom marketingowym czy pracowniom architektonicznym. Warunki umowy są bardzo indywidualne, negocjowane z właścicielami mieszkań czy domów. Zazwyczaj na krótszy okres, z niedługim okresem wypowiedzenia i kaucją.

Biura stare, ale jare

Kolejną opcją jest wynajęcie biura klasy B, czyli powierzchni w starszym, gorzej wyposażonym budynku. Jest to opcja dla firm, które się szybko rozwijają, które wynajmują powierzchnię w biurowcu po raz pierwszy, a nie mają dużego budżetu. Biurowce niższej klasy posiadają w dużej mierze te same udogodnienia / usługi co biurowce nowoczesne, a są znacznie tańsze.

Biura na godziny

Innym rozwiązaniem jest wynajęcie tzw. biura serwisowanego lub tymczasowego. Biura na dzień, tydzień lub miesiąc lub też wynajmowane na godziny są znakomitym rozwiązaniem dla tych, którzy poszukują powierzchni od zaraz lub potrzebują profesjonalnego środowiska pracy, np. tylko na spotkania lub do wykonania drobnych prac biurowych. Tego typu biura oferują profesjonalną obsługę administracyjną, prywatną lub wspólną powierzchnię do pracy dla dowolnej liczby osób, bezpłatny bezprzewodowy dostęp do Internetu, a także drukarki, skanery czy fotokopiarki. Warunki umowy zależą od potrzeb danej firmy.

Czytaj również: Biurko NEST nominowane do TOP DESIGN award 2016

W kupie raźniej

Coworking to generalnie idea „wspólnej pracy”, „dzielenia biura”. Freelancerzy, start-upy oraz mikroprzedsiębiorcy wybierają biura coworkingowe, gdzie można przyjść, wynająć biurko na wybraną liczbę godzin, popracować niezależnie, ale już w znacznie bardziej kreatywnej atmosferze. Ogromną zaletą jest również możliwość podjęcia współpracy z innymi użytkownikami biura. W wielu przypadkach skutkuje to pomysłami na nowe biznesy. Coworking to znakomite rozwiązanie dla niewielkich, z reguły jednoosobowych firm, których nie stać na długoterminowy wynajem, a chcą pracować w nowoczesnym biurze w dobrej lokalizacji. Często spotykaną praktyką w przypadku coworkingu jest zawieranie umów w oparciu o regulamin, który określa szczegółowe zasady korzystania przez przedsiębiorcę-najemcę z udostępnianych mu pomieszczeń biurowych i sprzętu. Niejednokrotnie można też korzystać z opieki recepcyjnej czy wynajmu sal konferencyjnych. Dostaje się dostęp do usług podobnych jak w przypadku biur serwisowanych, czyli takich jak m.in. możliwość rejestracji spółki pod tym adresem, dostęp do Internetu, usług recepcyjnych, usług odbierania poczty, pomocy sekretarki, drukowania, możliwość wynajmu sal konferencyjnych na godziny, korzystanie z urządzeń biurowych (ksero, drukarki, skanery, bindownice), a także dostęp do wyposażonej kuchni.

Jest wiele opcji wynajęcia powierzchni biurowej. Każdy najemca musi najpierw przeanalizować zalety, wady i koszty, przygotować oddzielny budżet. Odwiedzić miejsca, które go interesują. A tych na mapie biurowej Polski jest już bardzo dużo.

Michał Lis pełni funkcję Dyrektora w Dziale Wynajmu Powierzchni Biurowych w firmie doradczej JLL. Ma 9 lat doświadczenia na rynku nieruchomości komercyjnych. Specjalizuje się w komercjalizacji powierzchni biurowych na rzecz deweloperów i inwestorów. Realizował projekty dla takich firm jak m.in. Karimpol, Skanska, Warimpex, LC Corp czy Griffin Real Estate. Przeprowadził również szereg projektów z obszaru reprezentacji najemców, m.in. na rzecz Coface, Fresenius Kabi, Coffee Heaven oraz Media 5. Jest absolwentem Wydziału Dziennikarstwa i Nauk Politycznych na Uniwersytecie Warszawskim oraz studiów podyplomowych w SGH. Posiada tytuł CCIM.