Komunikacja na budowie: ukryty koszt opóźnień i niepowodzeń

Niespójne notatki z budowy, nieczytelne formularze, utracone e-maile czy wiadomości od byłych pracowników – tak w praktyce wygląda problem utraty danych w budownictwie. Według raportu Information Loss in Construction przygotowanego przez firmę PlanRadar, nieefektywna wymiana informacji to jedno z największych, a zarazem najmniej widocznych zagrożeń dla rentowności inwestycji. Globalne szacunki mówią o aż 1,8 biliona dolarów strat rocznie generowanych przez utratę danych lub błędne informacje w sektorze budowlanym.

Branża wciąż bazuje na rozwiązaniach analogowych – papierowych protokołach, ustnych ustaleniach, niesystematycznych spotkaniach. Efekt? Decyzje są podejmowane na podstawie niepełnych danych, a niedopowiedzenia między zespołami skutkują błędami, przestojami i dodatkowymi kosztami.

Utrata danych nie boli od razu, ale kosztuje na końcu

Problem jest złożony. Braki w komunikacji wynikają często z wielu drobnych czynników: barier językowych, kulturowych, pracy w różnych systemach czy po prostu braku procedur. Szczególnie newralgiczny jest moment przekazywania danych między wykonawcą a inwestorem – bez wspólnej platformy informacje gubią się w natłoku maili i plików. W przypadku dłuższej absencji jednego z członków zespołu – dostęp do kluczowych danych może być wręcz niemożliwy.

Jak wynika z raportu PlanRadar (wiodącej platformy do cyfrowej dokumentacji, komunikacji i raportowania w budownictwie, zarządzaniu obiektami i nieruchomościami), to właśnie porządkowanie informacji i ich centralizacja często decyduje o sukcesie projektu. 

Cyfrowy porządek zamiast papierowego chaosu

W obliczu rosnącej złożoności projektów i niedoboru kadr, brak spójnej dokumentacji staje się jedną z głównych barier w skutecznym zarządzaniu inwestycjami. Zgodnie z badaniami Autodesk i FMI[1], niemal jedna trzecia specjalistów z branży budowlanej otrzymuje niekompletne lub niedokładne dane. W firmach, które nie wdrożyły jeszcze formalnej strategii zarządzania danymi, najczęściej wskazywanymi powodami były: koszty lub brak zasobów (40%), brak wsparcia organizacyjnego (36%) oraz przeciążenie pracą i niejasność co do pierwszych kroków (również 36%).

– Informacja to dzisiaj waluta w projektach budowlanych. Z naszego doświadczenia wynika, że firmy, które wprowadzają scentralizowane zarządzanie dokumentacją, szybciej podejmują decyzje i unikają powtarzalnych błędów – mówi Krzysztof Studziński, Regional Manager PlanRadar w Polsce. – Nie chodzi tylko o to, że dane są w jednym miejscu. Chodzi o to, że są aktualne, dostępne dla wszystkich stron i możliwe do prześledzenia w czasie rzeczywistym. W erze niedoboru kadr i presji kosztowej, to często jedyna realna przewaga – dodaje.

Komunikacja to fundament – i inwestycja, która się zwraca

Jednym z głównych obszarów, w którym technologia może natychmiast poprawić sytuację w budownictwie, jest komunikacja. Jak wynika z raportu „Information Loss in Construction”, to właśnie kierownicy projektów i inwestorzy odgrywają kluczową rolę w organizowaniu sprawnego przepływu informacji – nie tylko między członkami zespołu, ale także między wykonawcami, klientami i partnerami zewnętrznymi.

Dobrze zorganizowana komunikacja przyspiesza podejmowanie decyzji, ogranicza stres, zmniejsza rotację pracowników i poprawia ogólną efektywność zespołów. Co więcej – jak podkreślają eksperci – wysoka jakość danych oraz ich dostępność w czasie rzeczywistym pozwala lepiej kontrolować budżety, szybciej wykrywać ryzyka i unikać kosztownych konfliktów.

– Na każdej budowie mamy co najmniej kilkanaście źródeł informacji: harmonogramy, ustalenia z inspektorami, zgłoszenia z placu budowy. Bez spójnego systemu te dane się rozjeżdżają – mówi Krzysztof Studziński, Regional Manager PlanRadar w Polsce. – Zespoły często mają dobrą wolę, ale brakuje im narzędzi, żeby skutecznie się komunikować. Platformy cyfrowe umożliwiają nie tylko centralizację dokumentacji, ale także nadzór nad jej aktualnością i dostępnością. Dla inwestorów to realna przewaga: większa przewidywalność i mniej „niespodzianek” – dodaje.

Czytaj również: Przyszłość budownictwa z technologią z Marsa

W raporcie podkreślono również, że dostęp do wysokiej jakości danych i ich porządkowanie za pomocą cyfrowych narzędzi – takich jak aplikacje mobilne, modele BIM czy czujniki IoT – jest dziś nie luksusem, a koniecznością. To właśnie inwestorzy i kierownicy projektów, którzy konsekwentnie wdrażają technologie, lepiej radzą sobie z realizacją celów kosztowych i czasowych.

Informacja, która kosztuje

Utrata danych w projekcie budowlanym to nie tylko ryzyko opóźnień – to także realne zagrożenie dla budżetu, jakości i bezpieczeństwa prac. Brak dostępu do rzetelnych informacji komplikuje współpracę pomiędzy uczestnikami inwestycji i znacząco obniża efektywność.

Tymczasem cyfrowe zarządzanie dokumentacją pozwala na bieżące monitorowanie postępów, lepszą kontrolę nad budżetem oraz eliminację błędów wynikających z niepełnych lub rozproszonych danych. To nie chwilowa moda, ale warunek dalszego rozwoju firm budowlanych – szczególnie w środowisku, które staje się coraz bardziej wymagające i złożone.

W dobie rosnącej presji kosztowej i coraz bardziej złożonych projektów, zarządzanie informacją przestaje być kwestią wyboru – staje się warunkiem przetrwania i skuteczności.