Jak zarządzać dokumentami w firmie budowlanej?

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie budowlanej

Pod hasłem e-obieg dokumentacji kryje się oprogramowanie do zarządzania elektronicznymi odpowiednikami papierowych dokumentów. Po zeskanowaniu tradycyjne kartki przestają być potrzebne. Zalety tego sposobu organizacji można mnożyć. Znacząco upraszcza się proces akceptacji dokumentów oraz ich przesyłania, jednak dla firm budowlanych największe znaczenie mają inne właściwości oprogramowania.

Proste wyszukiwanie dokumentów dzięki e-obiegowi

Elektroniczny system zarządzania dokumentacją to przede wszystkim ogromne ułatwienie w kwestii wyszukiwania konkretnych pism. Nie trzeba już głowić się nad intuicyjnym i wszechstronnym systemem katalogowania dokumentów ani stosować skomplikowanych sygnatur. Od teraz wystarczy kilka kliknięć, by w ułamku sekundy odnaleźć potrzebny akurat dokument. Oprogramowanie rozpoznaje zapisany tekst, dzięki czemu pliki można wyszukiwać po konkretnych słowach. Biorąc pod uwagę ogrom dokumentacji, z jakim wiąże się każda budowa, błyskawiczne odnajdywanie dokumentów to nie lada ułatwienie dla osób odpowiedzialnych za kwestie formalne.

Archiwizacja dokumentów w komputerze

Drugim istotnym elementem elektronicznego obiegu dokumentów jest sposób, w jaki są one archiwizowane. Fizyczne archiwa można odesłać do lamusa, a zwolnioną przestrzeń zadysponować w lepszy sposób. Zamiast całych segregatorów pełnych pism, wystarczy kilka twardych dysków, na których spoczywają kopie wszystkich dokumentów. Specyfika branży budowlanej sprawia, że informacje dotyczące konkretnych inwestycji należy przechowywać jeszcze długo po ich zakończeniu – a właściwie tak długo, jak stoi budynek. Archiwizacja wszystkich fizycznych pism to duże wyzwanie dla sekretariatów firm budowlanych. Oprogramowanie do elektronicznego zarządzania dokumentacją może im to jednak ułatwić.

Czytaj również: Poręczna aplikacja przeznaczona dla firm zajmujących się usługami.

V-Desk – lider na rynku obiegu dokumentów
Firma Primesoft Polska z Poznania od lat pozostaje liderem na rynku elektronicznego zarządzania dokumentacją. Swoje pionierskie rozwiązanie – oprogramowanie V-Desk – niezmiennie ulepsza i usprawnia. Za każdym razem dostosowuje je również do konkretnych potrzeb danego przedsiębiorstwa. Firmy z branży budowlanej stanowią sporą część użytkowników V-Desk, a kolejne instytucje z tej branży również wybierają właśnie to oprogramowanie.

Czytaj również: 5 typów programów, które mogą przydać się w Twojej firmie budowlanej.

ARTYKUŁ SPONSOROWANY